Управление проектами «для чайников»: как все успевать и ничего не забывать

Предполагаемая стоимость проекта внедрения

При определении суммы оплаты услуг консультантов Компании-исполнителя мы исходили из следующих предпосылок:

• В проекте на постоянной основе будет задействовано ХХХ экспертов Исполнителя и руководитель проекта. Окончательный состав команды проекта определяется в процессе согласования рамок проекта. Ниже приведены основные направления работ по проекту.
  • бизнес-анализ;
  • проектирование компонентов системы;
  • настройка компонентов ИС;
  • проведение тестирования и приемосдаточных испытаний;
  • управление проектом.
• При решении различных специализированных вопросов к участию в проекте могут привлекаться другие эксперты Исполнителя.
• Ориентировочные трудозатраты компании Исполнителя по проекту составят ХХХ чел./дн.

Исходя из ставок в компании Исполнителе, а также указанного масштаба работ, полная стоимость услуг по проекту составит ХХХ рублей с учетом НДС. Накладные расходы, связанные с командированием сотрудников Исполнителя по данному проекту, оплачиваются дополнительно. Предполагается, что сумма накладных расходов не превысит ХХХ рублей. Общая стоимость проекта составит ХХХ рублей.

Уточнение стратегии

На этапе анализа происходит уточнение выбранных для конечной реализации аппаратных
и программных средств. Для этого могут привлекаться группы тестирования, технические
специалисты

При проектировании информационной системы важно учесть и дальнейшее
развитие системы, например рост объемов обрабатываемых данных, увеличение интенсивности
потока запросов, изменение требований надежности информационной системы

На этапе анализа определяются наборы моделей задач для получения сравнительных
характеристик тех или иных СУБД, которые рассматривались на этапе определения
стратегии для реализации информационной системы. На этапе определения стратегии
может быть осуществлен выбор одной СУБД. Данных о системе на этапе анализа уже
намного больше, и они более подробны. Полученные данные, а также характеристики,
переданные группами тестирования, могут показать, что выбор СУБД на этапе определения
стратегии был неверным и что выбранная СУБД не может удовлетворять тем или иным
требованиям информационной системы. Такие же данные могут быть получены относительно
выбора аппаратной платформы и операционной системы. Получение подобных результатов
инициирует изменение данных, полученных на этапе определения стратегии, например
пересчитывается смета затрат на проект.

Выбор средств разработки также уточняется на этапе анализа. В силу того что
этап анализа дает более полное представление об информационной системе, чем
оно было на этапе определения стратегии, план работ может быть скорректирован.
Если выбранное на предыдущем этапе средство разработки не позволяет выполнить
ту или иную часть работ в заданный срок, то принимается решение об изменении
сроков (как правило, это увеличение срока разработки) или о смене средства разработки.
Осуществляя выбор тех или иных средств, следует учитывать наличие высококвалифицированного
персонала, который владеет выбранными средствами разработки, а также наличие
администраторов выбранной СУБД. Эти рекомендации также будут уточнять данные
этапа выбора стратегии (совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать
будущую систему).

Уточняются также ограничения, риски, критические факторы. Если какие-либо требования
не могут быть удовлетворены в информационной системе, реализованной с использованием
СУБД и программных средств, выбранных на этапе определения стратегии, то это
также инициирует уточнение и изменение получаемых данных (в конечном итоге сметы
затрат и планов работ, а возможно, и изменение требований заказчика к системе,
например их ослабление). Более подробно описываются те возможности, которые
не будут реализованы в системе.

КомпьютерПресс 9’2001

Цели и критерии успеха проекта (согласно SMART)

Цель — Это достижимый, проверяемый продукт деятельности.

1. Конкретными (Specific).
1.1. Цель проекта: «Повышение эффективности управления проектами».
1.2. Результат: Все проекты компании должны реализовываться в срок в рамках бюджета и установленных сроков. Время и стоимость работ по доработке результатов проекта должны быть доведены до минимума. Увеличено количество одновременно реализуемых проектов.
1.3. Показатели: Количество проектов портфеля, отклонение по срокам проекта, отклонение по затратам проекта, длительность реализации проекта, затраты проекта.2. Измеримыми (Measurable).
2.1. Цель проекта: «Повышение эффективности управления проектами».
2.2. Результат: Методология управления проектами согласована с процессами компании. Процессы управления проектами должны быть построены с учетом технологии реализации проектов компании. Процессы должны обеспечивать реализацию всех проектов компании.
2.3. Показатели: Степень согласованности с  процессами компании. Уровень соответствия процессов технологии реализации проектов.3. Достижимыми (Attainable).
3.1. Цель проекта: «Повышение эффективности управления проектами».
3.2. Результат: Уровень технологической зрелости позволяет развивать систему управления проектами до необходимого уровня.
3.3. Показатели: Уровень знаний сотрудников компании в методологии управления проектами, уровень навыков работы с информационными продуктами управления проектами.4. Реалистичными (Realistic).
4.1. Цель проекта: «Повышение эффективности управления проектами».
4.2. Результат: Методология управления проектами согласована с процессами компании. Процессы управления проектами должны быть построены с учетом технологии реализации проектов компании. Процессы должны обеспечивать реализацию всех проектов компании.
4.3. Показатели: Степень согласованности с  процессами компании. Уровень соответствия процессов технологии реализации проектов.5. Контролируемыми (Trackable).
5.1. Цель проекта: «Повышение эффективности управления проектами».
5.2. Результат: Процесс реализации проекта должен разделен на этапы с детальным описанием результатов каждого этапа.
5.3. Показатели: Уровень детализации результатов. Уровень соответствия результата этапам реализации проекта.

Обоснование актуальности проекта

Введение творческого проекта

Обоснование актуальности творческого проекта — это объяснение необходимости, нужности и полезности выполнения данного творческого проекта. Простыми словами, если творческий проект по технологии в наше время будет не актуален, то зачем и для кого его создавать.

Обоснование выбора творческого проекта повышает значимость проекта и предполагаемых результатов и дает возможность использования и применения на практике разработки данного проекта.

Написание обоснования творческого проекта по технологии (обоснования выбора модели), как и по любому другому предмету, является основным требованием к любой творческой проектной работе.

На защите творческого проекта особое внимание жюри обращает на правильное, грамотное и лаконичное обоснование актуальности творческого проекта учащегося

Шаг 6. Оцените задачи

Чем больше проектов у вас за плечами, тем проще оценить время и стоимость каждого следующего. Менеджер оценивает задачи не в одиночку, он также опирается на опыт команды. Если проект в новинку для всех, разделите задачи на 3 группы:

1. которые вы делали раньше;
2. которые вы не делали, но знаете, как;
3. которые вы не делали и о которых вам нужно узнать больше.

Первую группу вы оцениваете как всегда. Вторую оцениваете на основе своего опыта и интуиции, умножаете на 1,5–2. То же самое с третьей, только умножаете уже на 2–3. Сначала может показаться, что это слишком много, но к концу проекта вы будете думать иначе.

Другой способ оценить неизвестные задачи — спросить у более опытного коллеги, который уже занимался подобными проектами. Согласуйте бюджет и сроки с клиентом, подписывайте документы и переходите к составлению плана.

По поводу согласования документов у нас довольно жёсткая позиция. Если видим в пункте договора потенциальные риски, наши юристы сразу их исключают или делают прозрачные формулировки. Иногда заказчик сопротивляется: «Мы не принимаем правки», — это тревожный звоночек. В таком случае мы можем и отказаться от проекта.

Заголовки в проекте

Требования к оформлению проекта предполагают написание заголовков полужирным шрифтом. Печатается он с заглавной буквы, в конце предложения точка не ставится. Отметим, что не допускается перенос слов в заголовках отдельных глав проектной работы. Между основным текстом и названием раздела нужно сделать отступ в два интервала.

Оформление творческого проекта предполагает написание каждой главы на новой странице. Нумерация глав выполняется арабскими цифрами, а параграфы указываются двойной нумерацией. Если в них есть дополнительные пункты, используется тройная нумерация арабскими цифрами.

Описание содержания проекта

В описание проекта входит достаточно высокоуровневое описание того, какие результаты должны быть получены. По большому счету, это следующий уровень детализации того содержания, которые было приведено в уставе проекта

Важно включить сюда то, что требуется сделать или произвести для получения результата. Например, если вы внедряете новую информационную систему, в содержание проекта будет входить:

1. Сама система (тут же приводится список ее компонентов).
2. Права в системе, настроенные в соответствии с утвержденным бизнес-процессом.
3. Техническое обеспечение системы (сервера, подключение на машины пользователей).
4. Комплект документации (тут перечень) для поддержки и развития решения.
5. Обученные пользователи.
6. Обученные специалисты службы поддержки, которые все это добро будут поддерживать.
7. Обновленные нормативные документы компании (например, процедура по работе с дебиторами).

Шаг 1. Определите владельца проекта и ответственного

В начале проекта сразу найдите владельца, именно он принимает решение о запуске проекта. Например, это может быть собственник бизнеса или руководитель отдела маркетинга. Помимо владельца определите ЛПР — лиц, принимающих решения. К ним могут относиться сотрудники ниже рангом: маркетинг, PR. Или даже те, кто участвует в задаче только косвенно, но влияет на принятие решения. К таким людям можно отнести, например, финансового директора, который «оплачивает банкет», но не имеет маркетинговых компетенций. Ваша задача — выяснить зоны ответственности всех ЛПР и их вовлечённость в проект.

Хорошо, когда владелец участвует в проекте и общается с вами — тогда обсуждать и вносить изменения можно через него. Если владелец не принимает участие в обсуждениях, говорите только с ЛПР. Иначе может получиться так: вы будете встречаться и принимать решения, а потом придётся всё переделывать, потому что это не устраивает ЛПР.

Пример.

Основатель и генеральный директор.
Владелец проекта.

Операционный директор.
ЛПР.

Директор отдела маркетинга.
Главный ЛПР.

Digital-маркетолог.
ЛПР.

Штатный дизайнер.
ЛПР.

Цель, задачи и ожидаемые результаты проекта

2.1. Цель проекта

Основной целью проекта внедрения корпоративного хранилища данных является повышение эффективности информационно-аналитической и управленческой деятельности Компании путем автоматизации функциональных областей и бизнес-процессов Заказчика, связанных с вопросами принятия управленческих решений и создания единого логического представления данных, которые необходимы для информационного обеспечения бизнеса, то есть для создания единой модели корпоративных данных.

Кроме того, корпоративное хранилище данных создается с целью:

• Интеграции в одном месте, согласования и агрегации ранее разъединенных детализированных данных, в том числе исторических архивов, данных из оперативных транзакционных систем, данных из внешних источников, данных из автоматизированных рабочих мест отдельных специалистов.
• Разделения набора данных, используемых для оперативной обработки в учетных системах, и наборов данных, используемых для решения задач поддержки принятия решений.

2.2. Задачи проекта

Ключевыми задачами проекта внедрения, обеспечивающими достижение поставленной цели, являются:

• Проведение анализа существующей модели показателей деятельности и бизнес процессов формирования корпоративной отчетности Компании. Разработка целевой модели показателей деятельности Компании, используя лучшие мировые практики построения моделей данных, большой опыт и высокую квалификацию специалистов Исполнителя.
• Формирование технического задания на проектирование, разработку и внедрение КХД.
• Разработка организационных и технических регламентов по сбору (регламент информационного взаимодействия), обработке и загрузке данных .
• Разработка технического проекта будущей КХД.
• Разработка КХД в разрезе следующих подсистем:
  • сбора, обработки и загрузки данных (обеспечение механизмов сбора данных из информационных источников);
  • хранения данных (обеспечение функций хранения данных);
  • агрегирования данных, формирования витрин данных (обеспечение формирования бизнес-ориентированных витрин данных);
  • аналитической обработки данных (вычисление заданных показателей);
  • разграничения и защиты доступа к данным (обеспечение механизмов разграничения прав доступа пользователей в рамках КХД);
  • визуализации (наглядное графическое и табличное представление информации).
• Проведение пуско-наладочных работ КХД.
• Разработка документации и обучение пользователей КХД.
• Проведение тестирования и приемо-сдаточных испытаний КХД.

2.3. Ожидаемые результаты проекта

Достижение вышеуказанных целей проекта предполагает, что постановка методологии, разработка и внедрение КХД должны качественно повысить эффективность бизнеса Заказчика благодаря оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

При этом выделяются следующие ключевые факторы:

• Повышение качества (точности, достоверности, своевременности, согласованности) собираемой управленческой информации по показателям деятельности, вследствие чего обеспечивается повышение качества принимаемых решений.
• Осуществление единого управления на основе единой информации.
• Структуризация и унификация хранимых данных и процессов доступа к ним.
• Повышение оперативной доступности данных.
• Персонализация доступа к информации.
• Обеспечение единой системы процедур формирования управленческих отчетов.
• Сокращение временных затрат на обработку большого объема и разнообразных источников информации, используемой в процессе анализа.
• Сокращение количества систем, используемых для подготовки аналитической отчетности.
• Упрощение процедур внутреннего контроля, процесса формирования аналитической отчетности.
• Возможность для пользователей использовать развитые, интеллектуальные средства табличного и графического представления данных. Возможность гибкой системы настройки и расширения спектра отчетных форм и отчетных показателей.
• Повышение надежности хранения данных.
• Организация защиты данных от несанкционированного доступа.

Итоги реализации в 2006 году

30 марта 2007 года на коллегии министерства образования и науки были подведены итоги работы в 2006 году. На реализацию проекта было выделено 29 млрд руб.

Более чем 800 тыс. учителей получали ежемесячные дополнительные выплаты за классное руководство. Одну тысячу рублей получил каждый классный руководитель[источник не указан 3572 дня].

Поддержка и развитие лучших образцов отечественного образования

Государственную поддержку получили 3 тыс. инновационных школ (по 1 млн руб.) и 10 тыс. лучших учителей (по 100 тыс. руб.). 5350 молодых победителей различных олимпиад и всероссийских и международных конкурсов, фестивалей получили премии для поддержки талантливой молодёжи по 60 и 30 тыс. руб.

Внедрение современных образовательных технологий

В школы было направлено 5113 комплектов учебного оборудования (интерактивное оборудование INTERWRITE), к интернету подключено более 18 тыс. школ. В сельскую местность поставлено 1769 школьных автобусов.

Поддержка инновационных вузов

Основная статья: Конкурс инновационных образовательных программ вузов

19 мая 2006 года Министерство образования и науки РФ определило первые 17 лучших инновационных программ высших учебных заведений. Общий объём финансирования: 10 млрд. рублей; срок выполнения программ: —2007 год.

28 февраля 2007 года были определены дополнительные (вторая очередь) 40 лучших инновационных программ. Общий объём финансирования: 20 млрд рублей; срок выполнения программ: —2008 год.

Государственная поддержка победителям конкурса предоставлена в форме субсидий в пределах ассигнований, предусмотренных на эти цели в федеральном бюджете. Субсидии вузам предоставлены для приобретения лабораторного оборудования, разработки и приобретения программного и методического обеспечения, повышения квалификации и профессиональной переподготовки научно-педагогического и другого персонала вуза.

Подключение школ к интернету

На 12 октября 2011 года 97% школ было подключено к Интернету. В настоящее время все 100% школ имеют доступ к Интернету, идет переход на широкополосный высокоскоростной доступ 100 Мбит/с.

Создание новых вузов

Создано два первых федеральных университета — Южный и Сибирский. На их создание было предусмотрено на 2006 год выделение средств из федерального бюджета в объёме 2 млрд рублей.

Южный федеральный университет создан в Ростове-на-Дону на базе:

• Ростовского государственного университета,
• Ростовской государственной академии архитектуры и искусства,
• Ростовского государственного педагогического университета,
• Таганрогского государственного радиотехнического университета.

Сибирский федеральный университет создан в Красноярске на базе:

• Красноярского государственного университета,
• Красноярской государственной архитектурно-строительной академии,
• Красноярского государственного технического университета,
• Государственного университета цветных металлов и золота.

Немаловажное значение в контексте конкурентоспособности системы образования имеет вопрос создания бизнес—школ мирового уровня, причём с обязательным участием бизнес-сообщества. Решения о создании таких школ приняты: одна за счёт средств федерального бюджета и привлечённых средств на базе Санкт-Петербургского государственного университета, а другая за счёт средств бизнес-сообщества в Москве.. На создание бизнес-школы в Санкт-Петербурге в 2006 году выделено 500 млн рублей.

На создание бизнес-школы в Санкт-Петербурге в 2006 году выделено 500 млн рублей.

Также в 2012 году был создан Северо-Кавказский федеральный университет в городе Ставрополе.