Профессия «руководитель / менеджер по управлению проектами»: подробный разбор

Управление проектами на профессиональном уровне

На протяжении предыдущих 30 лет сформировалась новая культура управленческой деятельности — управление проектами. Это произошло, потому что в настоящее время подавляющее большинство бизнеса является проектно-ориентированным. К нему относится вся инновационная, инвестиционная сферы, единичное и мелкосерийное производство, консалтинг, инжиниринг и т.д. Для производств вышеуказанного типа чрезвычайно актуальным является профессиональное управление проектами. До недавнего времени под понятием «проект» понимался комплект проектно-сметной документации на создание зданий, сооружений или технических устройств. В современном профессиональном управлении с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества. При этом процесс разделяется на две составляющие: проектный или продуктно-ориентированный процесс (создание продукта или услуг) и процесс управления созданием продукта или услуг.

Команда: одна голова — хорошо, но не в этот раз

Менеджер проекта — руководящая должность, где нужно плотно работать с людьми. От того, какие люди работают в команде, зависит успех проекта. Поэтому менеджер либо сам собирает классную команду, либо обучает людей в процессе.

Источник.

Качества идеальной команды:

• осознание и умение фокусироваться на цели;
• самоорганизация;
• смелость;
• упорство;
• уважение друг к другу.

Где найти или как вырастить таких бойцов — это тема для отдельной статьи. Поэтому мы по умолчанию считаем, что у нас таких много. И наша задача — просто собрать их вместе и научиться с ними ладить. Да, даже с очень крутой командой может быть непросто. Но нужно уметь договариваться в любых ситуациях. Как? Искать точки пересечения.

Хорошо помогает общий опыт работы. Например, я отлично ладил с командами, которые разрабатывали веб-приложения (сайты, личные кабинеты), потому что сам начинал как разработчик и разбирался во всех тонкостях профессии и процесса.

Это помогало мне говорить на одном языке с командой, у нас были общие ценности. Когда я стал управлять проектами с разработкой программного обеспечения, люди в командах относились ко мне с подозрением, потому что соответствующего опыта у меня не было.

Игорь Филипьев,

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Сопутствующие процессы при управлении проектом

Процесс управления проектом по разработке программного обеспечения включает в себя другие, более специфицированные процессы, направленные на принятие тех или иных бизнес-решений. Многие из них могут применяться к другим видам проектов. Например:

Управление рисками начинается с составления технико-экономического обоснования, включающего в себя расчет возможных доходов и расходов проекта и список возможных неуправляемых рисков, а также план действий в случае их наступления

Важным моментом в управлении рисками проекта по разработке программного обеспечения является постоянный мониторинг текущих рисков на протяжении всего проекта.

Управление требованиями, включающее в себя анализ требований, является важной частью процесса управлением разработкой программного обеспечения. Посредством анализа требований бизнес-аналитики и разработчики программного обеспечения выявляют потребности и требования заказчика, предъявляемые к конечному программному обеспечению.

Конфигурационное управление в рамках управления программным проектом в общем заключается в управлении версиями, определении правил именования переменных, функций, классов и т. д

в исходном коде и документации, а также определении соглашений об архивировании программного обеспечения.

Управление изменениями проекта по разработке программного обеспечения ориентировано на анализ влияния изменений свойств и функций конечного программного обеспечения в процессе реализации проекта. Управление изменениями тесно связано с управлением требованиями, так как бизнес-аналитики и разработчики программного обеспечения, выявив изменения в потребностях и требованиях заказчика, способны перестроить или улучшить дальнейшую реализацию проекта. Однако каждое изменение или нововведение способно так или иначе повлиять на сроки проекта или его бюджет, поэтому очень важно провести предварительную оценку рисков.

Управление задачами

Цели

Примечание.Пример.Примечание:http://www.forbes.ru/kompanii/245905-v-kakikh-otraslyakh-rabotayut-samye-neeffektivnye-rossiiskie-kompaniiПример. Пример.Примечание (Василина Абу-Навас, бизнес-консультант, объединение «Практик»):Пример.

Описание

Таблица 1. Список задач для мобильной навигационной системы GPS

Параметры

Примеры:

• Добавить экран поиска перекрёстков. (Примечание: Проверяемый критерий – экран. Он либо есть, либо его нет.)
• Разобраться, почему не строится маршрут через кольцевую дорогу в Санкт-Петербурге. (Примечание: Проверяемый критерий – построение маршрута через кольцевую дорогу.)

Примеры:Рисунок 1. Объём работы над мобильной навигационной системой GPSПример.

ПО

• Электронные таблицы Excel или Google Docs
• Redmine – http://www.redmine.org
• Jira – https://www.atlassian.com/software/jira
• BugZilla — http://www.bugzilla.org
• DropTask – http://www.droptask.com
• Hansoft – http://www.hansoft.com

Зачем проекту менеджер?

Цель нашли, что теперь? Тут начинается самое интересное для менеджера-новичка. Нужно собрать все силы в кучу, успокоиться, осмотреться и начать планировать проект.

Источник.

Менеджер проекта — это тот человек, который отвечает за результат всего происходящего. Он должен построить рабочий процесс так, чтобы все собрались вместе и продуктивно работали. Это не тот случай, когда руководитель раздает задания и уходит на обед. Менеджер не только организует процесс, но и участвует в нем, как никто другой.

Руководитель проекта — не тот, кто делает, что написано в ТЗ, а тот, кто помогает определить проблему, понять, что работа идет корректно. Следит за тем, чтобы все понимали процесс и задачи правильно.

Здесь нет понятий «мы» и «они» — есть одна команда. Она вместе проигрывает или выигрывает. А хороший руководитель проекта должен сыграть роль связующего звена между командой и заказчиком. То есть из двух разных миров создать один.

Антон Сержантов,

agile-коуч

Чтобы эта история работала, менеджер проекта должен обладать определенным набором качеств и навыков. А если таких нет, то их придется наработать. Без этого хорошего проекта не получится.

Важный навык для менеджера проекта — умение планировать: рисовать у себя в голове картину того, как и что должно быть. Нужно уметь сформулировать правила игры и донести их до команды.

Владимир Завертайлов,

руководитель scrum-студии «Сибирикс»

Какие существуют группы процессов PMBOK?

Существуют 5 групп процессов PMBOK:

1. Группа процессов «Подготовка»: процессы, необходимые для запуска нового проекта или новой фазы проекта. 
2. Группа процессов «Планирование»: процессы, связанные с определением и планированием объема проекта, а также планированием способов его реализации. 
3. Группа процессов «Выполнение»: процессы, непосредственно связанные с осуществлением мероприятий и выполнением задач проекта. 
4. Группа процессов «Контроль»: процессы, связанные с отслеживанием, мониторингом, отчетностью и контролированием хода работы над проектом. 
5. Группа процессов «Завершение»: процессы, необходимые для окончательного завершения и сдачи проекта или фазы проекта. 

Подготовка

Группа процессов «Подготовка» обычно предполагает, что проект официально одобрен и назначен менеджеру проектов. В группу входят два основных процесса: разработка устава проекта и определение участников проекта. 

Ожидается два результата в этой группе процессов: составленный устав проекта и список участников проекта. В списке участников проекта перечисляются непосредственно сами участники, их предполагаемый вклад в работу над проектом и предпочтения в отношении частоты и формы коммуникации. 

Устав проекта должен включать экономическое обоснование для работы над проектом (зачем его нужно сделать), а также детальный обзор объема работ, будущих результатов и целей проекта.

Обычно в уставе проекта также указываются:

• Необходимые ресурсы;
• Ключевые участники проекта; 
• Временные рамки с ключевыми вехами;
• Детальная смета;
• Известные риски, проблемы и зависимости. 

Планирование

Группа «Планирование» – самая большая из пяти групп, в нее входят 24 процесса. Эта группа разработана для подробного планирования всей работы над проектом: от объема, графика и бюджета до способов управления ключевыми участниками. Главный результат этапа планирования – план управления проектом (PMP).

PMP больших проектов может состоять из подпланов для подробного описания важных областей: планирования проекта и управления качеством. В небольших проектах процессы могут описываться в отдельных подразделах или дополняться приложением. 

PMP – это «живой» документ, который обновляется и уточняется на протяжении всего проекта по мере внесения изменений. 

Выполнение

В группе «Выполнение» происходит больше всего действий по проекту. Именно на этом этапе тратится большая часть бюджета и создаются будущие результаты работы по проекту. 

В эту группу входят 10 процессов управления проектами. В основном они сосредоточены на мероприятиях и задачах, направленных на обеспечение беспрерывного хода работ, налаженного взаимодействия, своевременного реагирования на риски и вовлечения участников проекта. 

Самая важная задача менеджера проектов на данном этапе – направлять и управлять работой и знаниями по проекту (документировать требования, вести протоколы совещаний, извлекать уроки). В зону ответственности менеджера проектов также входит получение ресурсов проекта, разработка и управление проектной командой и выстраивание взаимодействия. 

Контроль

Группа процессов «Контроль» – вторая по величине группа, в нее включены 12 процессов. Эти процессы действуют на протяжении всего проекта и нужны для обеспечения надзора. Они также помогают определять и устранять потенциальные проблемы. 

На протяжении всего жизненного цикла проекта неизбежно случится что-то непредвиденное. Процессы в данной группе помогут обновить план, скорректировать действия команды и скорее вернуться к нормальному режиму работы. 

Один из наиболее важных процессов в этой группе – мониторинг работы над проектом. Он предполагает отслеживание всего проекта и его ключевых аспектов. Этот процесс важен для предотвращения возможных ошибок и выхода за рамки бюджета. Зачастую для мониторинга и составления отчетности по ходу работ используется программное обеспечение для управления проектами. 

Завершение

Группа процессов «Завершение» состоит всего из одного главного процесса: завершение проекта или одной его фазы

В этом процессе важно, чтобы клиент принял все результаты окончательного этапа или всего проекта. Кроме того, необходимо оформить всю документацию и обеспечить ее хранение, а также устранить недоработки по проекту или его фазе

Быть или не быть… менеджером проекта

Если вы дочитали до этого момента, то точно хотите попробовать или уже начали менеджерить проекты. Тогда вот вам основные плюсы и минусы профессии: почему круто быть руководителем проекта, но иногда не очень.

Первый и очень жирный плюс — можно расти. Нет никаких пределов. Это тот самый случай, когда появляется возможность прыгнуть выше головы, причем своей собственной.

И как бонус — успокоительное, мятный чай и сертификат на йогу входят в набор молодого менеджера проектов. Потому что минусы у этой работы тоже есть: слишком нервно, что очень выматывает. Если вы не владеете своими эмоциями и настроением, то можете внезапно начать ненавидеть людей или просто захотеть в санаторий на годик-другой.

Какая выгода от применения

Чтобы понять, будет ли проект-менеджмент выгоден, нужно оценить положение дел в компании на текущий момент. Внедрить его необходимо, если текущее положение дел характеризуется следующим:

• бюджет регулярно превышается;
• требования заказчика не соблюдаются;
• не соблюдаются временные рамки;
• используемые руководством процессы недостаточно стандартизированы;
• методы применения процессов непоследовательные;
• управленческие процессы не относятся к деятельности, приносящей прибыль.

Система управления проектами

Успех не должен быть результатом самоотверженной работы, сопряжённой с постоянным стрессом. Если это так, то работа построена неправильно.

Чтобы добиться самоуправления и эффективного применения доступных технологий, нужно внедрить на производстве проектный менеджмент, позволяющий избегать внештатных ситуаций и минимизировать риски, возникающие при реализации поставленных задач.

Подходы к управлению жизненным циклом продукта

Существует множество подходов к управлению жизненным циклом проекта/продукта в зависимости от типа проекта:

• Предположение о неизменности требований, низких рисках, критичности сроков завершения. В этом случае применяется водопадный жизненный цикл. Для планирования и контроля хорошо применимы методы PERT, метод критического пути, метод освоенного объема, диаграмма Ганта. Основная слабая сторона классического проектного менеджмента – нетолерантность к изменениям. Подход применим к строительным и инженерным проектам, в которых содержание проекта остаётся практически неизменным в течение всего проекта .
• Предположение о критичности качества, при этом требования к сроку и ресурсам достаточно гибки (под качеством здесь понимается полнота удовлетворения потребностей, как известных, так и неизвестных заранее, часто создаваемых выходом нового продукта). В этом случае применяются спиральный жизненный цикл, гибкая методология разработки продукта, минимизация администрирования и неформальный подход к управлению проектом. К преимуществам относят гибкость и адаптивность под изменения требований. В качестве недостатков отмечают что гибкость может приводить к потере фокуса, усложнению внесения непредвиденных изменений .
• Предположение о высоких неопределенностях и рисках проекта (для инновационных проектов и стартапов). В этом случае применяются подходы управления бережливый стартап, , .

Система управления организации

В системе управления организации выделяются 4 уровня управления: стратегический, тактический, оперативный и операционный. Каждый уровень характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля:

• стратегический уровень – планирование на период от 5 лет, контроль не реже 1 раза в год
• тактический уровень – планирование на период от 1 до 5 лет, контроль не реже 1 раза в квартал
• оперативный уровень – планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц
• операционный уровень – планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю

Схематичное изображение модели проектно-ориентированной системы управления организации см. ниже:

На стратегичеcком уровне выделяется стратегическое управление, на тактическом — управление портфелями и программами проектов, на оперативном — управление проектами и процессами и на операционном уровне — операционное управление.

БАЗОВЫЕ ЗНАНИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ

Направление «Базовые знания» включает курсы по проектному управлению, дающие ключевые знания по значимым областям проектного менеджмента:

О чем: трехдневный курс об управлении проектами. Основан на рекомендациях международного Института управления проектами (PMI), руководстве к своду знаний по управлению проектами PMBOK (6 редакция), международном стандарте ISO 21500. На курсе слушатели знакомятся с областями знаний и процессами проектного управления, разбирают с тренером вопросы применения PMBOK в реальной жизни организаций. Инструменты управления изучаются на практических занятиях. На упражнения и разбор реальных кейсов отводится 70% всего времени курса.

Для кого: для менеджеров и администраторов проектов, участников проектных команд, руководителей подразделений — для всех, кому интересны проекты. Предварительные знания по теме проектного управления не требуются.

PRINCE2 (сокр. от PRojects IN Controlled Environments) – один из самых широко используемых в мире методов управления проектами в различных отраслях. Метод PRINCE2 основан на многолетнем опыте тысяч специалистов по управлению проектами, работающих в самых разных отраслях, которые внесли свой вклад в его развитие начиная 1980-х годов. Это практический, гибкий и адаптивный подход, с помощью которого можно эффективно управлять любым проектом, независимо от сферы деятельности и масштаба проекта. PRINCE2 прочно утвердился как наиболее распространенный метод управления проектами в мире и применяется в более чем 150 странах мира. Применение PRINCE2 в качестве подхода к управлению проектами позволяет извлечь выгоду из уроков, полученных организациями за последние несколько десятилетий.

Тренинг направлен на ознакомление участников с подходом, отличным от классического, «водопадного» метода управления проектами. В ходе тренинга будут рассмотрены преимущества методики: ориентация на удовлетворение заказчика, сокращение расходов, быстрые результаты; особенности применения Agile, которые позволяют легко изменить параметры продукта, что является значимым для сервисно-ориентированных проектов, реализуемых в нестабильной, быстро изменяющейся среде, а также при разработке продуктов с высокой степенью неопределённости.

Семинар предназначен для широкой аудитории, для всех кто интересуется проектным управлением, его использованием в своей деятельности. В процессе мероприятия слушатели получают общие знания об истории развития проектного менеджмента, международных и национальных стандартах управления проектами, о сходствах и различиях текущей и проектной деятельности в организациях, об основных понятиях, принципах, инструментах портфельного, программного, проектного управления. Семинар является «отправной» точкой для дальнейшего обучения в области проектного управления.

Семинар предназначен для руководителей высшего звена, ответственных за внедрение, развитие и поддержку проектного управления, а также для руководителей проектных офисов. В ходе мероприятия участники знакомятся с основными понятиями, стандартами, принципами, подходами и методами проектного управления, а также с особенностями внедрения проектного управления, включая внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Роли в проекте

Во многих случаях в проекте выделяют роли заказчика, исполнителя (и иногда инвестора или спонсора). Такие роли почти всегда есть для внешних проектов. Для внутренних проектов такое разделение ролей также желательно с целью повышения эффективности при разделении труда и для устранения конфликта интересов при приемке результатов, определения зон ответственности.

Заказчик определяет цель и ограничения проекта и его финансирование.
Исполнитель выполняет проект согласно утвержденному плану.

Заказчик несет ответственность за постановку и актуальность целей и приоритетов, эффективность эксплуатации результатов проектов. Централизацией функций заказчика и управлением портфеля проектов занимается проектный комитет. В строительных организациях для этого выделяют специальную службу единого заказчика.

В случае четкого разделения ролей заказчик-исполнитель целью управления проектом является стабилизация работ и минимизация отклонений от утвержденного заказчиком плана.

Если заказчик и исполнитель находятся в разных организациях, то составляется договор на исполнение проекта. При изменении требований заказчика может быть подписано дополнительное соглашение к договору в рамках ограничений суммарного бюджета программы проектов, оговоренных основным договором.

Для увязывания проекта с интересами бизнеса часто вводят роли куратора (обычно от исполнителя) и иногда спонсора (куратора от заказчика), которые имеют наибольшую осведомленность об интересах бизнеса, имеют право утверждать ключевые изменения в проекте.

Организация управления проектами в фирме

Организация проектного управления в фирме — это меры по объединению элементов системы с целью обеспечения её функционирования. Выделяют несколько основных компонентов, которые нужно систематизировать и объединить в одно целое посредством нескольких моделей:

• отдельные управленческие функции;
• ответственность и обязанности;
• управленческий процесс;
• реализация проекта.

Модель реализации представлена в виде матрицы, включающей отдельные виды работ, в рамках определённых заданий, которые ставятся на производстве перед сотрудниками фирмы. Если надо управлять мероприятиями, то ставят производственные задачи, для каждой из которых предопределены управленческие задачи, составляющие главную часть содержания.

Обратите внимание! Каждая из управленческих задач поручается одному из структурных подразделений фирмы, что фиксируется в матрице. Командная работа

Командная работа

Разделение обязанностей и ответственности, а также полномочий в управленческом аппарате осуществляется с учётом нормативных актов, действующих на предприятии. Результат выражается в создании матрицы, формируемой для распределения административных задач, необходимых при проектировании отдельных структур.

Что такое управление проектами?

Проект – это определенный процесс для достижения определённых целей и решения конкретной бизнес-задачи.Следовательно, управление проектами — это деятельность, направленная на достижение поставленных задач, реализацию определённых планов, используя имеющиеся ресурсы — время, капитал, людей.В основе управления проектами лежит планирование – краткосрочное или на более длительный период. В бизнес-процессах планирование основывается на определённых методиках планирования: в зависимости от приоритета задач и сроков их выполнения. Управление проектами – это и есть решение ряда небольших отдельных задач на разных этапах проекта. Путем решения более мелких действий можно приближаться к поставленной цели. То есть, управление проектами – это постоянный переход от простого к сложному, и трансформация одной большой задачи в более простые мероприятия, состоящие из шаблонных процедур. Главное – это закрепить отдельного исполнителя для решения каждой небольшой задачи, который должен выполнить это отдельное действие за конкретный промежуток времени. Итого, можно выделить ряд определённых признаков проекта, которые отличают его от других видов деятельности:

• Любой проект направлен на достижение конкретных целей;
• Проект включает в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
• Проект имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
• Каждый проект в определенной степени неповторим и уникален.

Достижение целей в управлении проектами

Под достижением целей имеется в виду получение определенных результатов. Обычно проекты предполагают комплекс взаимосвязанных целей, когда вместе с основными целями (приоритетными) выполняют промежуточные цели (подцели). И все эти цели выполняются, начиная с наиболее детализированных задач, заканчивая целями высшего уровня.

Координация взаимосвязанных действий в управлении проектами

Проекты по своей сути подразумевают выполнение нескольких взаимосвязанных действий. Причём эти взаимосвязи имеют не только технологическую зависимость, но и более тонкую природу. Ведь проект — это система, состоящая из взаимосвязанных частей. Причем система эта отличается динамичностью, поэтому требует особых подходов к управлению. Чаще всего промежуточные задания не могут быть начаты, пока другие задания не будут завершены, поэтому надо следить, чтоб уложиться во временной лимит. Другие задания осуществляются только параллельно. Следовательно, все задания без исключения должны выполняться синхронизировано, иначе проект может быть поставлен под угрозу.

Ограниченная протяженность во времени

Для каждого проекта предусмотрено более или менее чётко обозначенные начало и конец. Проект начинается, когда сформируется команда в необходимом составе и решится вопрос с финансированием, и заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Время – это один из приоритетных факторов в управлении проектами, поэтому для обеспечения выполнения всех работ в срок принято составлять графики, показывающие время начала и окончания заданий. Проект – это вовсе не производственный цикл, любая задача в нем выполняется одноразово, а не циклической деятельностью. Задачи, которые выполняются в проекте, не поставлены на конвейер, нет навыков их выполнения, поэтому самая большая сложность – угадать и рассчитать наперед, сколько времени может занять выполнение определённого задания, которое делается впервые и, скорее всего, в последний раз. Определённо, что в подобных экспериментальных условиях принято выделять времени на работу с запасом.

Уникальность задач в управлении проектами

Проекты – это мероприятия однократные. Хотя степень уникальности в проектах может быть разная. Например, если следующий проект почти такой же, как завершённый предыдущий и базовые задачи идентичны элементам предыдущих, то в таком случае управление проектом происходит более быстро, привычнее и слаженнее. Опыт в управлении проектами в любом случае может быть полезен независимо от степени уникальности следующей задачи. Даже если предстоит абсолютно новый проект, который полон риска и неопределенности, прошлый опыт может подсказать, чего можно ожидать при выполнении следующего проекта.

Заключение

Хороший руководитель проекта как губка впитывает и применяет в работе все полезное, что где-то вычитал или подсмотрел. Чтобы это работало и приносило пользу, нужно знать, где учиться и кому можно доверять. Про то, что должен уметь менеджер проектов читайте здесь.

Всегда выбирайте ресурсы, где 20% — теория, а остальное — практика. Преподаватели, которые не только хорошо изучили методики управления, но и внедрили их в дело, пожинают плоды, а еще могут грамотно рассказать об этом. В общем, учитесь у реальных героев из мира digital.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы