Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих

Битрикс24

Оценка: 4 балла

Скажу сразу – для управления личными задачами Битрикс24 вам не нужен. Достаточно будет Wunderlist или RTM, описанных выше. Битрикс24 идеально подойдет для построения работы в команде. Если у вас есть небольшой бизнес или удаленные сотрудники, которым нужно ставить задачи и назначать срок выполнения, то даже не сомневайтесь в выборе – Битрикс24 для вас!

Сервис предоставляет полный комплект инструментов, необходимых любой компании: CRM, управление задачами и проектами, выстраивание бизнес-процессов, чат между сотрудниками, звонки и многое другое. Битриксом24 уже пользуется более полутора миллионов людей по всему миру.

Единственный минус – этот сервис посложнее личных таск-менеджеров и поэтому требует времени на настройку и обучение. У меня есть опыт работы с Битриксом, я являюсь агентом этого сервиса и могу предоставить свои услуги по внедрению Битрикс24 в вашей компании.

Базовый функционал Битрикса24 бесплатен. Но вы можете перейти на платный тариф, предлагающий более расширенные функции.

Подбор программного обеспечения для профи в области архитектуры и дизайна

Некоторые бесплатные программы по проектированию домов позволят создать шедевры в области архитектуры

Программа проектирование дома 3d бесплатно скачивается на компьютер с соответствующими системными требованиями. К примеру, установка профессионального софта ArchiCAD требует большого объема свободного места на жестком диске, памяти, использование современных моделей процессоров и мониторов с отличной цветопередачей, подключения дигитайзеров и плоттеров. Это компьютерное оборудование позволяет импортировать в программу любой рисунок, нарисованный от руки или напечатанный на принтере, экспортировать созданные с помощью программы чертежи и схемы.

ArchiCAD — программный пакет для архитекторов, предназначен для проектирования архитектурно-строительных конструкций и решений, а также элементов ландшафта, мебели и т.п.

ArchiCAD — многофункциональный проектировщик домов, доведенный разработчиками до совершенства. Всевозможный макет с приглянувшимся планом или картиной интерьера можно загрузить, видоизменить с учетом пожеланий и запросов домовладельцев. Безграничные возможности профессионального софта позволяют реализовать замысловатые задумки креативных архитекторов:

• сконструировать постройку, контрастно отличающуюся от окружающих зданий – к примеру, строение, визуально кажущееся перевернутым вверх дном;
• создать модель сказочного дома на берегу моря, парящего над береговой полосой за счет постройки на малогабаритной опорной конструкции;
• построить здание с бассейном на крыше или балконе;
• создать макет дома с необычной крышей, оснащенной балюстрадами, флюгерами или скульптурными композициями в духе старины.

Проект загородного имения с помощью программы ArchiCAD

Работа в ArchiCAD не составит особых сложностей

Отличительной особенностью ArchiCAD является внедрение инновационных разработок программистов, рассчитанных на выполнение чертежных работ, создание планировок, эскизов с расшифровками в виде экспликаций, ведение документации, подбор стройматериалов, освещения, мебели и других предметов интерьера на одной универсальной платформе.

Стройка дома без проекта грозит дополнительным финансированием на восстановление фундамента

• планы и экспликации разных уровней здания;
• разрез крыши, комнат и подсобных помещений с детальной информацией о параметрах конструкций, дверных и оконных проемов;
• макет фасада здания или кровли, запечатленной с разных сторон;
• презентационные материалы в разных форматах – графическом, схематическом или анимационном виде.

Красивый особняк с уютной террасой

На основании полученных макетов дома и строительной документации можно приступать к подготовке реализации проекта – закупать необходимое количество материалов для закладывания фундамента, возведения стен, покрытия кровли и выполнения черновых работ. Все используемые объекты при виртуальном конструировании дома соответствуют модификациям каркасных панелей, профилированного бруса, межкомнатных и входных дверей, напольных покрытий и других материалов, реализуемых разными производителями.

Дизайн интерьера 3D

Программа для дизайна квартиры и планирования ремонта с широким функционалом. В каталоге объектов более 50 предметов мебели, свыше 120 вариантов отделки стен и пола, выбор цвета, планировки квартиры.

Понятный интерфейс на русском языке. Можно устанавливать и убирать перегородки, двигать мебель.

Программа условно-бесплатная. Ознакомившись с демо-версией, нужно будет купить лицензионную версию, если программа понравилась.

Преимущества: можно выбрать размеры мебели, комнаты. Развернуть, повернуть получившийся эскиз, распечатать. Проста в пользовании. В наличии типовые планировки. Есть опция «виртуальный визит», когда можно «пройтись» по квартире или дому. Одна из немногих бесплатных программ для дизайна интерьера на русском, пускай и условно.

Недостатки: использовать можно только те элементы, которые уже запрограммированы. И, как часто бывает, хочется больше, лучше и, конечно, бесплатно.

Сайт: http://interior3d.su/

Wunderlist — идеальное решение для коллективной работы

Другим бесплатным планировщиком дел, о котором необходимо упомянуть, является сервис и программа Wunderlist. В отличие от Rainlendar ее можно устанавливать на телефоны и планшеты и синхронизировать данные между устройствами. Все данные хранятся в интернете, что также позволяет работать с сервисом напрямую из браузера. Однако главным преимуществом Wunderlist является возможность командной работы над проектами.

Слева Вы можете видеть дела на сегодня, на неделю и списки задач. Среди них есть командный проект «FishResp», над которым работают два участника. В середине приложения находятся задачи, относящиеся к этому проекту: сверху — новые, снизу — перечеркнутые старые. Справа же высвечиваются детали задачи: срок, напоминание, подзадачи, заметки, прикрепленные файлы и обсуждение в виде комментариев участников. Новые комментарии, порученные Вам задачи и напоминания  также приходят на почту, позволяя быть в курсе всех дел.

Другими словами, в Wunderlist есть все необходимые элементы для совместной работы над проектами. Сервис настолько прост в обращении, что после 5 минут использования человек освоит его полностью. Идеально подходит для коллективных проектов, в которых требуется активное взаимодействие небольшого количества участников.

Совместная работа над проектами: секреты эффективности

Независимо от того, собираетесь ли вы и дальше использовать старые методы или станете искать новые инструменты, вам следует учесть несколько важных моментов:

1. Вам нужен инструмент, позволяющий обновлять информацию в режиме реального времени

Некоторые облачные и онлайн-приложения позволяют участникам рабочих групп распространять и отслеживать обновления в реальном времени. Как только изменение внесено, оно сразу же становится видимым для всех. Это помогает избежать ситуаций, когда участники проекта работают с устаревшими данными (например, при использовании электронных таблиц), так что совместная работа будет выполняться эффективно.

2. Сотрудники должны иметь возможность выполнять работу одновременно

Согласованные действия в реальном времени — отличительный признак эффективной командной работы. Одним из первых популярных инструментов такого типа стали Google Документы, позволяющие нескольким сотрудникам одновременно вносить изменения в файл в онлайн-редакторе и сразу видеть, что исправили коллеги. Wrike — инструмент для совместной работы и управления проектами, предлагающий аналогичные возможности сотрудничества в реальном времени.

3. Вам нужна возможность обсуждать работу в той же среде, где она выполняется

Вместо того чтобы вести обсуждение в одном приложении (например, в чате), а работу выполнять в другом, рекомендуем найти единый инструмент, позволяющий обсуждать работу там же, где она делается. В результате, если придется ввести в проект нового участника или делегировать часть работы, вы сможете сразу же передать всю информацию о последних принятых решениях и обсуждениях по проекту. Новый сотрудник сможет быстро приступить к работе, а вам не придется тратить время на разъяснение всех деталей.

4. Вам необходимо единое пространство для хранения и организации всей информации по проекту

В наши дни данные по проектам часто хранятся в разных местах, например, в почте, в облачных хранилищах и на жестких дисках персональных компьютеров. В результате невозможно гарантировать, что все участники команды работают с актуальной информацией.

Если вы хотите оптимизировать совместное управление проектами, вам нужно найти единое пространство для хранения всей рабочей информации: отдельных задач, долгосрочных проектов, файлов, обсуждений, протоколов совещаний и отчетов. Это поможет сотрудникам получать мгновенный доступ ко всей нужной информации, а не искать ее в разных хранилищах и приложениях.

5. При изменении сведений о проектах об этом должны мгновенно узнавать все участники команды

Нередко при работе над проектами приходится что-то в них изменять или заново расставлять приоритеты. В вашей системе должна быть предусмотрена возможность обновить рабочую информацию и мгновенно оповестить об этом всех участников. Таким образом команда сможет работать над самыми важными проектами, используя полную и корректную информацию.

6. Вы должны иметь представление о дальнейшем ходе работы

Эффективные решения для управления проектами позволяют планировать будущие задачи и проекты с помощью графиков, диаграмм Ганта, зависимостей задач и т. д. Вы сможете упорядочивать свои задачи и проекты, настраивать рабочие процессы для выполнения заданий от начала до конца, отслеживать ход работ и контролировать деятельность сотрудников. Как только проект будет выполнен, ваша команда сможет сразу же приступить к следующей приоритетной задаче.

Работа с задачами

Для работы с задачами существует множество методик и способов, которые подробнее мы рассмотрим в других статьях. Для примера, приведу одну такую методику — это постановка и выполнение задачи «По домику».

Изображение методики постановки задач «По домику».

Суть её заключается в том, что при постановке задачи необходимо последовательно определиться с несколькими вопросами, начиная с самых крупных и принципиальных и заканчивая деталями. Подробнее об этой методике вы можете прочитать в книге Тимура Дергунова «Формула менеджмента. Практическое пособие начинающего руководителя».

Представление задач

Для удобства работы с учетом специфики задач, последние могут быть представлены различным способом. Наиболее распространенные варианты это:

1. Перечень задач в виде списка или таблицы.
2. Календарь с привязкой задач к датам и времени.
3. Визуальное представление, например, в виде диаграммы Ганта.

Если с первыми двумя вариантами все понятно, то диаграмма Ганта, нуждается в отдельном представлении.

Диаграмма Ганта — это календарный график, иллюстрированный в виде столбчатых диаграмм (гистограмм). Является одним из методов планирования задач и проектов.

Изображение примера представления задач в виде диаграммы Ганта (на примере облачного сервиса ).

Какой способ выбрать именно вам? Это будет зависеть от инструментов, в которых вы будете работать с задачами и от их типа. Причём, вы можете использовать все 3 типа представления задач, если, конечно, вам предоставляется такая возможность вашими инструментами.

Trello

Удобная система управления проектами, простой и универсальный онлайн-инструмент в виде  веб-версии trello.com, мобильных приложений для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome. О Trello написано много (в том числе и на страницах нашего журнала), приложение остается самым удобным и легковесным решением для командной работы и в 2019 году. Сервис реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней списки, внутри которых карточки.

Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом. Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства). В процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не достигнет последнего, списка “Готово”. Таким образом, визуально контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).

• понятный интерфейс;
• доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
• карточкам можно назначать ответственных;
• к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты, пользователи могут комментировать карточку;
• Web-clipper позволяет создавать карточку в Trello, подтягивая в нее название веб-страницы, ссылку и иллюстрацию текущего сайта;
• доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек: календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие — о многих сервисах автоматизации мы писали в другой нашей статье;
• в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей и персональных досок.

Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.

Недостатки Trello

В этой системе управления проектами по умолчанию нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени. Это решается подключением плагина Planyway Team Planner (подробнее все в той же статье про Trello) или календаря;

• в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только один сервис, к разным доскам разные;
• неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• подключение 1 плагина к доске;
• вложение в карточку — до 10Мб
• 10 групповых досок.

Business Class — $9.99 в месяц за 1 пользователя

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• неограниченное количество плагинов к доске;
• вложение в карточку — до 250Мб;
• неограниченное количество групповых досок;
• дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
• коллекции досок;

Enterprise — $20.83 в месяц за 1 пользователя

• неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
• неограниченное количество плагинов к доске;
• вложение в карточку — до 250Мб;
• неограниченное количество групповых досок;
• дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
• коллекции досок;
• дополнительные возможности администрирования досок, прав доступа и индивидуальная адаптация сотрудников. Легкость в освоении сразу же снискала славу у легкообучаемых представителей поколения Z – мы уже писали об этом в нашей статье о поколении Z.

Remember The Milk

Оценка: 4 балла

Сервисом RTM я начал пользоваться, пройдя тренинг Константина Шереметьева «Автоматизация себя». RTM реально очень простое и понятное приложение, в котором нет ничего лишнего. И я бы продолжил юзать Remember The Milk, но разработчики начали «улучшать» сервис. Улучшения мне не пришлись по душе. К тому же бесплатно синхронизировать задачи с мобильным приложением RTM было возможно только раз в сутки. В итоге я переехал на другой сервис (см. ниже), которым пользуюсь по сей день.

Радует тот факт, что сервис русифицирован, поэтому проблем с переводом и пониманием не возникнет.

Планируйте свои дела и события в Rainlendar

Rainlendar — это моя любимая программа-органайзер. Она бесплатная и включает в себя календарь с событиями, список задач, окошко дел на сегодня с напоминаниями и показателями прогресса.

Главная особенность в том, что Rainlendar располагается прямо на рабочем столе в качестве виджета, а не как отдельная программа (на картинке снизу Вы видите фрагмент моего рабочего стола и виджет Rainlendar).

Поездки, дедлайны, запланированные встречи и другие важные события отображаются в календаре. Вы можете задать время, повторяемость, место проведения, категорию и прочие детали.  Для того, чтобы не забыть о встрече, можно поставить визуальное или графическое напоминание. Весь список ближайших мероприятий находится под календарем в окошке «События».

Далее идет область «Задачи», которая представляет собой список дел и проектов. Списки можно сортировать по дате, по категории, по приоритету, по степени выполнения. Светло-серая линия, которая выделяет задачу характеризует степень ее выполнения в процентном соотношении. Таким образом, человек сразу видит, какой проект на какой стадии находится. Для каждой задачи можно сделать подзадачи, что позволяет реализовывать многоэтапные проекты.

Режим менеджера, который Вы видите выше, позволяет просматривать, создавать и редактировать уже имеющиеся задачи и события в более привычной форме. Однако, можно обойтись и без него, используя исключительно виджет. К сожалению, пока не существует мобильной версии приложения, а синхронизация с популярными сервисами Google Calendar, Outlook и Apple iCal есть только в платной версии (цена вопроса — 10 евро).

Таким образом, Rainlendar делает управление делами простым и приятным процессом. Интерфейс интуитивно понятный, освоить программу относительно несложно. Отлично подойдет для тех, кто работает над своими проектами преимущественно один, а не в команде.

Заключение

В заключение возникает резонный вопрос: «А что же мне все-таки выбрать?». 

Будучи тем человеком, которому посчастливилось использовать вышеперечисленные инструменты, могу дать ценную рекомендацию — начните использовать самые простые инструменты и методики, затем переходите к более функциональным и сложным. 

На этом пути у вас сформируется свое видение того, что именно вам потребуется для работы с множеством задач и их успешным решением.

Если вам необходимо внедрить профессиональные инструменты по управлению задачами (task tracker) в действующие бизнес-процессы компании, то лучше обратиться в компанию, которая имеет опыт и наработки!