Тайм-менеджмент

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

• По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
• Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
• Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
• Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
• Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
• Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
• Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
• Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
• Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Сказать «нет»

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

• планируйте ежедневно;
• планируйте еженедельно;
• ставьте цели;
• определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

• Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
• После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
• Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
• И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-закаких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Достоинства и недостатки

Сегодня у некоторых авторов встречаются довольно категоричные оценки классического тайм-менеджмента. Например: классический тайм-менеджмент — это зло, поэтому его лучше не использовать. Или наоборот: это единственно правильный подход, а все современные методы предназначены для людей несолидных, несерьезных и бесхарактерных.

На самом деле, классический тайм-менеджмент — явление неоднозначное. Давайте вкратце рассмотрим его основные достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность. Приемы и техники классический тайм-менеджмента применимы фактически ко всем сферам жизни. В той или иной степени ими могут пользоваться и бизнесмены, и домохозяйки.
• Хорошо работает в условиях определенности. Если впереди не предвидится форс-мажоров и случайностей, жесткие техники гарантируют нужный результат.
• Точность и конкретность. Мы всегда знаем, что должны делать и что получим в итоге.
• Хорошо подходит людям с рациональным складом ума. То есть тем, которые обладают высоким уровнем самодисциплины, любят порядок и умеют контролировать свои эмоции.
• Не требует особых приспособлений: достаточно иметь бумагу и карандаш.

Недостатки:

• Не дифференцирован. Классический тайм-менеджмент фактически не учитывает особенности разных сфер жизни, не учитывает специфику разных профессий и социальных групп.
• Плохо работает в условиях неопределенности. Математически выверенные алгоритмы планирования легко «ломаются» из-за случайностей и форс-мажоров. Это не значит, что они совсем не будут работать: просто планы будут требовать постоянной корректировки, что очень неудобно и непрактично.
• Не делает поправку на психологический фактор. Классический тайм-менеджмент не помогает бороться с прокрастинацией и стрессом, не учитывает перепады настроения и периоды упадка сил. Его техники подразумевают, что человек каким-то образом уже сам справился с этими неприятностями.
• Излишне материалистичен и техничен. Его методы не затрагивают нематериальную сторону человеческой жизни, игнорируют этику, творческие и духовные потребности.
• Не использует современные технологии. Разумеется, мы можем создать программы для работы со SMART-целями или матрицей Эйзенхауэра, но это будет просто перенос бумажных технологий на компьютер. А ведь сегодня нам доступны более «продвинутые» способы хранения и обработки информации, всевозможные алгоритмы сортировки, поиска и фильтрации задач, методы автоматизации процессов планирования и многое другое.

Так можно ли использовать классический тайм-менеджмент сегодня? Безусловно, да.

Во-первых, зачастую он неплохо «уживается» с приемами современного тайм-менеджмента. Например, используя GTD, мы можем сортировать дела в списке «Следующие действия» с помощью матрицы Эйзенхауэра, а для дел из списка «Проекты» использовать SMART-формулировки. Здесь все зависит от удобства и целесообразности.

Во-вторых, в некоторых ситуациях он гораздо эффективнее современных методов. Например, жесткое расписание — это неплохой способ борьбы с прокрастинацией. А в условиях стабильности и при хорошем уровне самодисциплины SMART-цели гарантированно помогут получить нужный результат.

Итак, несмотря на все свои недостатки, классический тайм-менеджмент до сих пор вполне работоспособен и зачастую не менее эффективен, чем современный. А это значит, что его пока еще рано списывать в архив.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения.  Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим

Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел

С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция  отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

focus@will

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. focus@will подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата: 1. книга прочитана до конца месяца 2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения 3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов» задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи задача к п.1. читать по 30 страниц в день задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагатьЭффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

Как научиться управлять временем?

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

• Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
• Обеденный перерыв длится 1 час.
• Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
• Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

• Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
• Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
• Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

• Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
• Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
• Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
• Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная

Срочная не является важной, а важная — срочной»

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.

Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.

Срочные, но не важные – делегируйте их.

Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

Поставьте задачу, которую нужно сделать.

Установите таймер на 25 минут.

Работайте и не отвлекайтесь.

После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.

После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.

Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.

Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.

В — незначительные задачи, которые можно не делать.

Г — то, что необходимо делегировать другому.

Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

За 10 часов до сна откажитесь от кофе.

За 3 часа от еды и алкоголя.

За 2 часа от работы.

За 1 час выключите все гаджеты.

0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

• —
  план состоит из последовательности действий;
• —
  каждое действие приносит определённый результат;
• —
  результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

• —
  тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
• —
  стратегические (от 3 месяцев до года),
• —
  общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.