Квадранты кови

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США

В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Структура матрицы Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.

Обычно в квадрант A попадают дела, для которых справедливы следующие утверждения:

• они связаны со здоровьем;
• их невыполнение (или несвоевременное выполнение) окажет отрицательное влияние на другие дела;
• их невыполнение может привести к неприятностям.

Для быстрого освобождения первого квадранта полезно использовать делегирование. Разумеется, перепоручать важные задачи можно только достаточно ответственным людям.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.

Решение задач без лишней спешки позволяет делать всё более качественно, полностью раскрывая свой потенциал. В спешке человек часто не стремится понять, почему что-то не работало, а потом вдруг заработало. Если же не спешить, то всегда есть возможность тщательно проанализировать свои действия и получить ценный опыт

Однако важно учитывать, что при таком подходе работа продвигается медленнее, поэтому увеличивается риск, что важные дела перекочуют в квадрант A

Люди, для которых организованность и самодисциплина имеют решающее значение, стараются организовать свою работу так, чтобы почти все рабочие задачи находились в квадранте B. Сюда же они обычно помещают и многие личные дела, такие как занятия спортом, медицинские осмотры, различные бытовые вопросы и прочее.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A

Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей

Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.

В квадрант D должны попадать такие дела как разговоры по телефону, переписка в мессенджерах и соцсетях, общение на форумах, просмотр сериалов и бессмысленных передач, которые не просто так называют «отупляющими». Разумеется, хороший отдых необходим для того, чтобы отвлекаться от работы и повседневных хлопот, но существует немало способов отдыхать более качественно, приятно и интересно, чем играя в компьютерные игры и просматривая новые сериалы. Лучше прочтите книгу, запишитесь в спортзал и бассейн, погуляйте с близкими людьми по парку или выберитесь на природу.

Срочные и не важные задачи

Задачи Q3 — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают достичь целей или выполнить миссию. Большинство заданий Q3 являются помехами от других людей. Они часто включают в себя помощь им в достижении их личных целей и приоритетов.

Вот несколько конкретных примеров задач Q3:

Телефонные звонки
Текстовые сообщения
Сотрудник, который приходит к вам на работу в рабочее время, чтобы попросить об услуге
Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени

Возможно, это важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это не так важно для вас
Мама заходит без предупреждения и хочет, чтобы вы помогли по хозяйству. По словам Кови, многие люди проводят большую часть времени в заданиях Q3 думая, что они работают в Q3

Поскольку задачи Q3 помогают другим, они определенно кажутся важными. Кроме того, они являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает чувство удовлетворения. Такое чувство возникает при вычёркивании задач из списка

По словам Кови, многие люди проводят большую часть времени в заданиях Q3 думая, что они работают в Q3. Поскольку задачи Q3 помогают другим, они определенно кажутся важными. Кроме того, они являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает чувство удовлетворения. Такое чувство возникает при вычёркивании задач из списка.

Семь навыков высокоэффективных людей — настольная книга каждого менеджера или человека, стремящегося наладить тайм-менеджмент

Хотя задачи Q3 важны для других, они не важны для вас. Они не обязательно плохие, но они должны балансироваться с действиями Q2. В противном случае вы почувствуете, что делаете много дел изо дня в день. В то же время понимая, что на самом деле не добиваетесь прогресса в достижении собственных долгосрочных целей. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей. Мужчины, которые проводят большую часть времени, работая над срочными, но не важными задачами, часто страдают от «синдрома хорошего парня» и хотят постоянно радовать других за свой счет.

Если это про вас станьте настойчивее и начните твердо (но вежливо) отвечать на запросы.

Суть квадрантов матрицы

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

• Внутренние причины: зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
• Внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности

Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость

Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел. Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Карта цели – зачем планировать предстоящий день

Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения. Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут

При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями»

Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое – попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.

Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени, то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время, она повышает эффективность.

Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра

Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.

Это принцип Парето, исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра – принцип градации по приоритетам

В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов)

Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А – важные и срочные; выполнять немедленно; В – важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С – не важные, но срочные – в идеале делегировать). В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план, состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности

При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия, если это допустимо

В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план, состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия, если это допустимо

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.

Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня

Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник – не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.

В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону, в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.

Выглядеть это может примерно так:

9:00-10:00 – почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
10:00-12:00 – работа по важным задачам;
12:00-13:00 – обед, почта, месседжеры, резерв времени;
13:00-15:00 – работа по текущим задачам;
15:00-17:00 – работа по важным задачам;
17:00-18:00 – почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.

При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?

Отличие срочных дел от важных

К важным можно отнести задачи, надолго
определяющие наши цели и стремления. Практика показывает, что большинство из
нас тратят много времени впустую, выполняя работу, не оказывающую существенного
влияния на нашу жизнь

Поэтому такую работу можно считать несрочной и неважной.
Эти дела можно просто удалять, то есть не вести пустых разговоров, игнорировать
письма и звонки, которые ничего не значат

То есть матрица Эйзенхауэра предлагает
перед началом планирования определить задачи, которые не нужно выполнять.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

важное/срочное;
важное/несрочное;
неважное/срочное;
неважное/несрочное.

Если сделать предварительно выгрузку дел – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Блок А – Важное/Срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения

Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.
Блок B – Важное/Несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно использовать выполнение плана по заполнению сайта, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.

Блок С – Неважное/Срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные хронофаги: звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.
Блок D – Неважное/Несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Талант все успевать

Американский президент Дуайт
Эйзенхауэр поражал своих современников высокой производительностью труда. За
короткое время он успевал сделать много дел, и на протяжении долгих лет темп
его деятельности не снижался.

Генерал армии, который руководил
войсками США во Второй мировой войне, участник разработок наступлений в Африке,
Германии, Франции, человек, прекративший войну во Вьетнаме, а также президент
Колумбийского университета, главнокомандующий НАТО – все это о нем. Кроме того,
Эйзенхауэр находил время и успевал играть в гольф и профессионально рисовать –
многим коллегам по Белому дому он подарил их портреты, написанные им
собственноручно.

Секрет его высокой производительности
заключался в им же изобретенной методике, впоследствии получившей название
«матрицы Эйзенхауэра». Ею стали руководствоваться люди во всем мире, для
которых важны тайм-менеджмент и управление задачами.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

Пересмотреть приоритеты

Для профессионального перспективного
работника важно развитие. Поэтому необходимо пересмотреть свои повседневные
занятия, если второй сектор заполнен недостаточно, а первый, третий или
четвертый – с избытком

Часть дел из первого сектора можно перенести во второй,
переложив часть обязанностей на коллегу, заместителя, дублера (которого нужно
воспитывать для себя, если его нет), чтобы при необходимости он мог вас
заменить.

Если полно дел в третьем квадранте,
следует заострить внимание на втором, став незаменимым и нужным сотрудником,
которому шеф не побоится дать ответственное поручение. Кризис нужно
преодолевать, чтобы не оказаться в плачевном состоянии

Ведь люди, стремящиеся
к успеху, избегают дел, описанных в квадрантах 2 и 4.

Сопутствующие секреты планирования рабочего дня

Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове. Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.

Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой (это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно – и об этом очень многие забывают чаще всего – согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.

Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме – захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).

Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.

К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать – нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).

Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день, можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.

Заключение

Научившись применять матрицу Эйзенхауэра, вы сможете гораздо более эффективно и грамотно управлять своим временем. Довольно скоро вы заметите, что успеваете сделать гораздо больше дел, и при этом у вас появится больше свободного времени. Но самое главное – это ощущение контроля над своей жизнью, поскольку у вас больше не будет возникать авральных ситуаций, в которых вы не знаете, за какую работу хвататься в первую очередь. Люди, использующие данный подход, всегда решают важные задачи до того, как те станут срочными.

Матрица Эйзенхауэра – это отличный инструмент для каждого человека, который хочет научиться лучше управлять своей жизнью. Кроме того, она может стать панацеей для тех, кто столкнулся с таким явлением как эмоциональное или профессиональное выгорание. Если вам всегда нравилось то, чем вы занимаетесь, но сейчас ваша работа вызывает у вас лишь дисфорию, вам срочно нужно приводить дела в порядок. Не нужно ждать моментальных результатов. Но постепенно к вам придёт ощущение контроля, а вместе с ним вернётся и возможность получать удовольствие от работы, которую вы выбрали для себя не просто так.