Деловое общение

Какие правила соблюдать

Существуют базовые правила речевого этикета, которые можно найти в любом учебнике по деловому этикету:

• Четкое и корректное произношение (не «проглатывать» слоги или слова).
• Соблюдение правильной интонации, грамотная расстановка акцентов (не усиливать или ослаблять интонацию голоса там, где это неуместно).
• Средний темп речи (не нужно тараторить и не растягивать слова и предложения).
• Избегайте употребления слов-паразитов. Такие слова часто бессмысленны и делают речь скучной.
• Уместность жестикуляции (не нужно размахивать руками, не использовать жесты там, где это неуместно).
• Не допускается употребление сленговых выражений, грубости и большого количества уменьшительно-ласкательных слов.

Кроме речевого, есть невербальное общение, которое не менее важно при деловом общении. Следите за поведением своего собеседника

Вот некоторые правила этикета этого беззвучного языка:

Необходимо соблюдать дистанцию по отношению к деловому партнеру

Расстояние между вами должно быть немного дальше, чем от хорошо знакомого вам человека.
Рукопожатие очень важно. Оно говорит о том, что вас уважают и хотят сотрудничать

Уверенное и продолжительное рукопожатие – хороший знак.
Если собеседник часто бросает краткий взгляд на часы или на дверь – это говорит о том, что он хочет поскорее закончить разговор и уйти.
Если оппонент сложил руки в замок, чертит что-то ручкой на бумаге, качает или притопывает ногой, то это может означать, что он нервничает и закрывается, чтобы уйти от разговора. Просто смените тему беседы.
Если деловой партнер положил руки на пояс, то так он хочет казаться важным, доминировать в деловых отношениях.
Когда собеседник расстегивает пиджак, высвобождает галстук, кладет руки на колени или на стол, выдыхает – это означает, что он принял окончательное решение.

Требования, предъявляемые к совещаниям

Существуют этические правила делового общения, предъявляемые к совещаниям. Они регулируют взаимоотношения между его участниками, а также между подчиненными и начальством. Например, со стороны начальника этически оправданным будет приглашение на совещание, на котором предполагается решить важный вопрос, его участников не через секретаршу по телефону, а в личном общении или письменно. Уважение к аудитории также проявляется в создании некоторого, хотя бы минимального комфорта. Помещение, как гласят правила делового общения, следует подобрать в соответствии с числом участников, обеспечить его проветриваемость, необходимое освещение, возможность записать важную информацию и т.д.

Главный элемент совещания или собрания — дискуссия по некоторым вопросам, основной целью которой является поиск истины. Лишь в том случае дискуссия эффективна, если она проводится с соблюдением в процессе делового общения норм поведения, этически ориентированных. Этикет делового общения предполагает необходимость уважения чужого мнения, даже если оно кажется на первый взгляд абсурдным

Для того чтобы его понять, нужно набраться терпения, выслушать его, мобилизовав внимание. Этикет делового общения советует также придерживаться лишь предмета спора

Нельзя превращать в конфликт дискуссию. Нужно искать в споре точки сближения суждений и мнений, стремиться найти общие решения. Это не значит, что от своего мнения нужно отказаться, если вы уверены в собственной правоте. Тем не менее полезно подвергать правоту своей позиции сомнению. Нельзя использовать в любой, даже самой острой дискуссии, безапеляционные заявления (например, «глупости говорите», «это ерунда», «это неверно») и бранные слова. Язык делового общения должен исключить все это. Сарказм и ирония допускаются, однако употреблять их следует, не унижая и не оскорбляя оппонентов. Факты, а также их добросовестная интерпретация, являются главным оружием в дискуссии.

Нужно уметь признавать собственную неправоту. Деловое общение — это сфера, в которой также следует проявлять благородство. Если оппоненты потерпели в дискуссии поражение, им нужно предоставить возможность спасти репутацию. По поводу их поражения злорадствовать не стоит.

Виды общения

Беседа проходит по сценарию: каждый участник играет свою роль. От выбранного стиля и точности исполнения сценария зависит итог разговора. Виды делового общения:

1. Контакт масок. Люди намеренно поддерживают формальное общение, не делая упора на качества личности. Это диалог, в котором важнее сохранить нейтралитет, чем утвердить свою позицию.
2. Примитивное общение. Собеседника используют как средство достижения цели, его личность не представляет ценности.
3. Формально-ролевое. Общение проходит в строгих рамках, с учетом социального статуса говорящих.
4. Официально-деловое. Общение происходит в нейтрально-дружелюбной обстановке. Личные качества учитываются при подготовке, но не важны для принятия решения по итогам беседы.
5. Духовно-межличностное. Такой вид разговора требует знания личностных реакций собеседника, его отношения к предмету беседы. Незнакомцы не смогут сразу выйти на духовно-межличностный уровень, если только один из них не обладает развитым навыком манипуляции.
6. Манипулятивное. Предполагает получение выгоды любой ценой, намеренный обман собеседника.
7. Светское. Люди следуют сценарию, не ставя себе цели получить правдивые ответы. Важен сам процесс беседы, поскольку результат уже задан.

Выбор подходящего типа зависит от цели и ситуации. Часто вначале используется формальный тип, а после — более сложный и доверительный вид беседы.

Виды делового общения

Деловое общение происходит на многих уровнях и через различные каналы, вот почему выделяют его несколько видов:

1. Вербальное – когда партнеры передают на устных словах свои идеи.
2. Невербальное – когда партнеры считывают жесты, мимику, позу друг друга, чтобы понять истинность сказанного им.
3. Прямое – когда партнеры общаются при непосредственной близости. Так происходит, например, при личной встрече.
4. Непрямое – когда деловое предложение передается в письменной форме, которое тоже требует знаний написания официального письма.

В зависимости от того, как проходит деловое общение, выделяют его формы:

• Деловая переписка – письменное общение через запросы, письма, заявления и пр.
• Беседа – устное обсуждение волнующих тем при личной встрече.
• Совещание – сбор рабочего коллектива для обсуждения насущных тем, где главным говорящим остается начальник.
• Переговоры – постановка целей и решение ситуации с лицами равными по статусу. Оппоненты могут выдвигать свои требования, при которых они согласны выполнить то, что от них просится.
• Публичное выступление – совещание, где лидер выдает определенную информацию на конкретную тему. Здесь обычно работники молчат и получают информацию, лишь в конце обсуждения задавая дополнительные и уточняющие вопросы.
• Пресс-конференция — устное выступление одного человека, которого слушают и задают вопросы лица из его коллектива, журналисты и пр.
• Спор – когда между оппонентами возникают непримиримые взгляды или разногласия, которые теперь следует устранить.

Стили делового общения

Сфера делового общения простирается на правовые, управленческие, социальные аспекты жизнедеятельности субъектов. Поэтому официально-деловой стиль коммуникаций определен практическими требованиями профессиональной деятельности и жизни в целом. Он может реализовываться в письменной форме (например, деловая переписка по электронной почте, нормативные акты и пр.) и в устной (например, совещания, переговоры).

В современном обществе грамотно использовать стиль деловых коммуникаций – это означает обеспечить себе устойчивое продвижение по карьерной лестнице, повышение личного статуса и успешность во всех областях деловой активности.

Деловой стиль, в свою очередь, делится на несколько подвидов – законодательный подвид, дипломатический и административно-канцелярский подвид. Каждый из этих подвидов обладает своей спецификой, коммуникативными формами и речевыми клише. Так, например, в дипломатических коммуникациях используются меморандум, нота. В административно-канцелярском стиле используется расписка, докладная записка, справка, доверенность, характеристика, приказ и т.д. В законодательном стиле – закон, параграф, нормативный акт, повестка, кодекс и т.д.

Предельная точность речи является важнейшим компонентом делового стиля. Она достигается, в первую очередь, при помощи использования специальных терминов, которые могут быть как широко распространены, так и узкоспециальны. Сегодня деловой стиль коммуникаций считается самым распространенным в будничной практике формального взаимодействия.

Стили делового общения включают манипулятивный, ритуальный и гуманистический.

Манипулятивный стиль подразумевает под собой отношение одного партнера по беседе к другому, как к производственному инструменту и использование его для выполнения задач или получения определенных результатов. Характерными примерами таких коммуникаций служит личный контроль над выполнением поставленных задач.

Главной задачей партнеров при ритуальном стиле общения является сотворение нужного имиджа в социуме. При таких коммуникациях важен статус собеседников, а не их личностные или деловые качества.

Основным направлением гуманистического стиля является поддержка собеседниками друг друга и коллективное обсуждение проблем. Отдельные характеристики партнеров не разбираются и не делятся на позитивные качества или отрицательные. Личность воспринимается полностью. Данный подход выдвигает на первый план персональные качества индивида и его индивидуальные особенности. Однако при некоторых обстоятельствах такой стиль взаимодействий неуместен. Знания особенностей коммуникаций и средства делового общения обеспечивают успешность профессиональной деятельности.

Особенности делового общения

1. Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта.
2. Общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела.
3. Основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:
с точки зрения формы речи:

• устное
• письменное;

с точки зрения — однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим:

• диалогическое
• монологическое;

с точки зрения количества участников:

• межличностное
• публичное;

с точки зрения отсутствия/наличия опосредующего аппарата:

• непосредственное
• опосредованное;

с точки зрения положения коммуникантов в пространстве:

• контактное
• дистантное.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

Межличностность

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

Целенаправленность

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

Непрерывность

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

Многомерность

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия. К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр

Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам

Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д

Стадии общения.

Общение или беседа будет эффективна или успешна тогда, когда

а)    Люди удовлетворены ею;

б)    Найдено и принято решение, с которым все согласны.

Таким образом, напрашивается вывод, что для того, чтобы общение было эффективным, необходимо пройти четыре стадии общения.

• Контакт.
• Ориентация.
• Поиск совместного решения
• Принятие решения.

Контакт. Эта стадия очень важна, так как именно в этот момент устанавливается доверительный контакт, который помогает быстрее прийти к единому пониманию ситуации, а затем к решению задачи. Стадия контакта может длиться  от нескольких секунд до нескольких часов. Например, когда собеседники здороваются и переходят к делу – тогда стадия контакта очень короткая. Но иногда люди сначала долго говорят на отвлечённые темы и только после того переходят к делу – тогда стадия контакта может быть больше чем остальное общение.

Ориентация. На этой стадии необходимо сориентироваться в собеседнике, в его проблеме и сориентировать собеседника в своём понимании проблемы.

Поиск совместного решения. Здесь основной акцент делается на совместности решения, то есть оба собеседника как партнёры должны прийти к единому решению.

Принятие решения – для того, чтобы подчеркнуть значимость принятого решения. Бывает, что люди поговорили, и у каждого осталось впечатление, что вроде бы всё решено, но непонятно, что за решение и кто ответственный. Поэтому на данной стадии самое главное – чётко проговорить принятое решение и убедиться в одинаковом его понимании.

Также важен выход из контакта или ритуал прощания.

Стадия «Контакт».  «Правило угла».  За спиной любого человека находится угол, в который его легко загнать, но из угла нет достойного выхода. Есть только два недостойных. Первый – это попытаться выиграть за счет агрессии. Но всё равно проиграть. Второй – согласиться, уступить, и потом чувствовать негативные эмоции, то есть сразу проиграть. Таким образом, есть два правила угла: не загонять другого в угол, т.е. не осуждать его без достаточного основания, и самому не заходить в этот угол, т.е. не обижаться.

Невозможно решить проблему, не установив контакта!

Правила вступления в контакт.

Первое правило – приветствие. Три составляющих: обращение к человеку по имени, улыбка, рукопожатие.

Второе правило – контакт глаз необходимо поддерживать 10-15% времени общения

Третье правило – сокращение социальной дистанции.

Четвёртое – сказать человеку о его значимости.

Пятое – не вести серьёзных разговоров на ходу.

Стадия «Ориентация». Чтобы сориентировать человека в вашем понимании проблемы и сориентироваться самому в том, как ваш собеседник понимает проблему:

Нужно уметь говорить;

Нужно уметь слушать;

Обращать внимания на невербальные проявления.

Карта реальности . Собачки. Обобщение, упущение, искажение.

Люди думают с помощью образов, звуков и ощущений.

• Любое произнесённое или прочитанное  слово вызывает у них образ.
• У каждого своя собачка в голове.
• Внутренние картинки и образы объединяются в голове в целые фильмы. Именно эти фильмы запоминаются как воспоминания о сказанном или прочитанном.
• Слова – это кнопки, пусковой механизм, запускающий процесс воображения.

Есть три процесса, участвующих в создании пространства внутренних представлений у человека.

• Обобщение;
• Упущение;
• Искажение.

Обобщение. Обобщения помогают нам быстро учиться. Обобщения могут ограничивать наш мир.

Упущения.  Мы можем отключать тот или иной канал восприятия и не воспринимать всю информацию, имеющуюся вокруг нас в данный момент.

Искажение. Без процесса искажения мир не мог бы изменяться и развиваться. Но и у этого процесса есть свои отрицательные стороны. Например, с помощью процесса искажения у людей появляются страхи.

Самые большие ошибки людей.

• Люди часто думают, что другие думают точно так же как они.
• Люди часто уверены, что  в любой ситуации может быть только одно истинное восприятие  и только одна трактовка событий – их трактовка.
• Люди часто считают, что при произнесении слова, например, «собачка», другие люди подразумевают и видят то же самое, что и они.

Как добиться наиболее полного взаимопонимания с окружающими? Нужно сделать несколько вещей.

• Во-первых – это осознать субъективность восприятия окружающего мира человеком.
• Во-вторых научиться слушать и слышать человека.

Для этого необходимо освоить несколько техник. Одна из них – техника активного слушания.

Можно выделить три способа слушания:

• Негативная оценка, игнорирование и эгоцентризм.
• Выспрашивание, замечания о ходе беседы – техники пассивного слушания. С их помощью можно показывать партнёру, что «я тебя слушаю», но  в действительности, слушать не помогают.
• Техники активного слушания.

Этические принципы

Этические принципы — моральные законы, основанные на системе ценностей, закрепляющие обязанности индивида. Литературный синоним этого понятия — слово «добродетель». Формирование внутренних законов происходит при воспитании личности. Результатом этого становится осознание и принятие таких нравственных категорий, как человечность, честь, справедливость, достоинство, ответственность.

Наиболее объемными и востребованными человеческим обществом являются следующие принципы:

• человечность — осознанное бескорыстное отношение к людям, в обычной жизни выражается через способность оказать безвозмездную помощь, уступить, сделать одолжение;
• почтительность — уважение к окружению, к миру вокруг, которое находит реализацию в виде проявления благодарности, вежливости, доброжелательности;
• разумность — предполагает действия, основанные на мудрости, логичности, то есть на врожденном разуме, подкрепленном опытом и моральными ценностями;
• мужество — способность человека преодолевать жизненные сложности, сохраняя уважение к себе и окружающим.

Примеры принципов со знаком «минус» — утилитаризм (потребительство), приспособленчество, беспринципность.

Виды поведения

В традиционном обществе по отношению к ценностям и нормам делового этикета в организации выделяют несколько типов поведения людей:

• «Дисциплинированный» – преданный организации сотрудник, который всецело приемлет принятые в ней нормы поведения и ведет себя так, чтобы не создавать конфликта интересов (своих и компании).
• «Приспосабливающийся» – сотрудник, который ведет себя в соответствии с общепринятыми в компании нормами, но при этом не принимает ее ценностей. Несмотря на то что такой сотрудник соблюдает правила, преданным и лояльным к компании его назвать нельзя. В экстремальных для него условиях он вполне может совершить поступок, идущий вразрез с ценностями фирмы.
• «Оригинал» – тип сотрудника, который разделяет ценности компании, но нормы поведения, установленные в ней, для него неприемлемы. В связи с этим у такого человека могут возникать конфликты с руководством и коллегами. Успешное приспособление такого сотрудника возможно лишь в том случае, если компания в порядке исключения разрешит ему не следовать общим нормам.
• «Бунтарь» – сотрудник, для которого чужды и ценности, и установленные в организации правила. Невзирая на предупреждения, он нарушает барьеры и постоянно конфликтует с другими на всех уровнях иерархии. Необходимость придерживаться определенных паттернов воспринимается им негативно. Причиной этого может быть и нежелание понять значимость фирменных норм и ценностей, и отсутствие необходимых для этого навыков.

Правила общения в бизнесе

Правила общения в бизнесе основаны на принципах делового этикета. Базовыми правилами культуры и этики общения являются:

Уважение. Любое деловое взаимодействие должно основываться на уважении к коллегам, партнерам, клиентам и даже к конкурентам.
Никакой фамильярности. Нельзя переходить на личности, так как такой стиль общения будет расценен партнером как неуважение.
Умение слушать. Для успешного бизнеса полезно уметь выслушать своего оппонента.
Пунктуальность

Умение правильно организовывать время, понимание временных рамок своей и чужой работы очень важное правило делового мира.
Дисциплинированность. Деловой человек должен уметь проявлять самоконтроль

Он понимает, что на работе время только для работы, но не для чего-то личного и отвлекающего.
Конфиденциальность. Это означает, что сотрудник должен понимать, что каждая организация имеет свою коммерческую тайну, которую он не в праве разглашать.
Телефонный и интернет-этикет. Деловая коммуникация не может существовать без телефонных или интернет передачи информации и переговоров, поэтому деловой человек должен овладеть мастерством этого способа общения.
Субординация. В любой организации есть руководство и подчиненные, каждый из них имеет свои функции в рабочем процессе. Поэтому между ними устанавливаются иерархические деловые взаимоотношения, основанные на четком соблюдении распределения ролей и взаимоуважении.
Дресс-код. В любой организации существуют правила ношения деловой одежды, которые соблюдаются всеми
Деловой стиль сосредотачивает внимание на рабочем процессе.

Дресс-код

• Грамотность. Грамотная речь и деловой стиль письма очень ценятся, так благодаря им деловое общение проходит максимально эффективно.
• Стрессоустойчивость. Для успешной коммуникации в бизнесе полезно такое качество как устойчивость к конфликтным ситуациям.
• Толерантность к критике. Необходимо понимать, что каждый может совершить ошибку – это нормально, поэтому лучше научиться воспринимать критику в конструктивном ключе.

Деловой этикет: правила поведения, общения

Существуют общие правила, о которых следует помнить при установлении деловых контактов любого уровня. Эти стандарты действуют вне зависимости от национальной принадлежности партнеров, их возраста, пола и пр.

1. Будьте вежливы. Неуважительное и некорректное отношение к собеседнику точно не лучшим образом скажется на сотрудничестве. Даже если бизнес-партнер не внушает вам добрых чувств, не показывайте этого. Следите за своей речью и старайтесь ничем не обидеть собеседника. Вежливость позволит вам сгладить конфликтные ситуации, если они возникнут, и расскажет о ваших деловых качествах намного лучше, чем это можете сделать вы сами.
2. Контролируйте эмоции. Этикет в сфере делового общения не допускает чересчур эмоциональное проявление чувств. У некоторых народов экспрессивность в крови и им сложно сдерживать свою вспыльчивость, однако постарайтесь не реагировать столь же бурно, если ваш собеседник ведет себя несдержанно. В бизнесе следует избегать любых проявлений чувств, чтобы не показаться ненадежным и невоспитанным человеком.
3. Соблюдайте пунктуальность. Все бизнесмены ценят свое время и стараются приходить вовремя на встречи любого уровня. В некоторых случаях лучше прийти чуть раньше, чем опоздать, ведь поздний приход даст понять вашим коллегам, что вы не цените их время, а, следовательно, проявляете неуважение к ним самим. Соблюдя пунктуальность, вы завоюете себе определенный авторитет.
4. Вовремя выполняйте взятые обязательства. Не оттягивайте решение вопроса до последнего, особенно, если дали обещание партнерам. Однажды невыполненные обязательства придадут вам статус необязательного человека. А вот соблюдение всех договоренностей – бонус в вашу копилку.
5. Одевайтесь строго. Для деловых людей дресс-код также важен, как соблюдение прочих правил. Даже если вы предпочитаете яркие индивидуальные наряды, оставьте их на внерабочее время. В офисе же придерживайтесь установленных стандартов бизнес-стиля.
6. Контролируйте свою речь. Не допускайте использование жаргонизмов или слов с ярко выраженной экспрессивной окраской. Тщательно продумывайте все, что хотите сказать. Это позволит избежать конфликтных ситуаций и создаст вам репутацию профессионала, который соблюдает правила несмотря ни на что. Особенности этикета делового общения предполагают, что речь человека должна быть грамотной.

Этика делового общения при решении конфликтов

Во время профессиональных споров или конфликтных ситуаций, процесс общения сторон должен соответствовать принятому алгоритму, позволяющему решать проблемы как в моральном, так и в правовом поле:

1. Определение этической базы.
2. Проверка предложенных действий на их соответствие нормам профессионального кодекса и делового этикета.
3. Сопоставление с общепринятыми этическими нормами.
4. Приведение планируемых действий к соответствию понятиям о долге чести и справедливости.
5. Учет общественного мнения и многочисленных отзывов.

А также выражаться в нарушении авторских прав, плагиате, утаивании данных с целью обогащения, разглашении внутриведомственной информации или передаче ее конкурентам.

Не пренебрегайте здоровьем своим и чужим

Начальники должны заботиться о подчиненных. Если у какого-то проекта поджимают сроки, можно попросить сотрудников поработать сверхурочно, но за эту переработку следует давать дополнительный выходной. Если же переработки случаются слишком часто, задумайтесь о том, насколько правильно поставлен процесс работы. Возможно, ваши доверенные люди, которые курируют тот или иной проект, не справляются с поставленной перед ними задачей.

В этике профессионального и делового общения существуют невидимые границы, которыми отделен каждый человек. Эта область называется личным пространством. Нарушать его не следует. Каждый человек должен заботиться о том, чтобы не переступить границы личного пространства коллеги и не довести его тонкую душевную натуру до слез. Такие случаи нередки. В любом коллективе можно встретить энергетических вампиров, которые только тем и занимаются, что портят окружающим настроение.

Для чего в итоге нужно деловое общение?

Люди абсолютно любых кругов и сословий должны обладать хотя бы элементарными навыками делового общения. Зачем оно нужно обычному работнику? При прохождении собеседования на работу человек тоже должен придерживаться определенного делового этикета, чтобы показать себя как профессионала и культурного работника.

Что же касается лиц, которые ведут переговоры, являются директорами, руководителями или бизнесменами, им точно нужно знать все правила и нормы делового общения. Без этого они не смогут завоевать расположения к себе у лиц, которые будут принципиально придерживаться официального стиля общения.

Деловое общение показывает человека как образованную личность, с которой можно иметь дело, поскольку она затратила силы на то, чтобы получить определенные знания, демонстрирует свои навыки и хотя бы на уровне общения уже вызывает уважение. Люди, которые используют деловое общение, достигают больших успехов в рабочей сфере, нежели лица, которые пренебрегают данной культурой языка.