Язык эффективной коммуникации в профессиональном общении

Психология профессионального общения

В деловой сфере существует ряд неписаных правил и норм, которые диктуют то, как правильно себя нужно вести в той или иной ситуации и как верно коммуницировать с коллегами и начальством. Деловое общение станет успешным, если его представители будут честными, порядочными, справедливыми и ответственными.

Стоит иметь в виду, что зачастую деловое общение далеко от нейтрального. Очень часто можно встретить взаимодействие, напоминающее больше борьбу или конкуренцию. Происходит это потому, что всегда в профессиональное общение интегрируется психологический аспект и личные отношения.

Общение – это важно, это нужно и это неизбежно. Успешное коммуницирование требует определенных навыков, умений и знаний, тем более в профессиональной среде

Но если освоить основные правила и пользоваться ими, то можно достичь больших высот как в бизнес-мире, так и в повседневной жизни.

Основные функции

Среди особенностей профессиональной коммуникации выделяют ее довольно сложную систему. Она состоит из многих уровней, охватывающих не только конкретную организацию, но и внешнюю среду. Рассмотрим основные функции профессиональной коммуникации.

1. Информационная. Профессиональные коммуникации призваны играть роль определенного посредника. С его помощью между сотрудниками происходит обмен замыслами, решениями и сообщениями. Информационная функция делового общения необходима для достижения стоящих перед организацией целей, а также для устранения возникающих в ходе данного процесса проблем.
2. Мотивационная. Профессиональные коммуникации способствуют возникновению у сотрудников желания более качественно выполнять стоящие перед ними задачи. В этом заключается мотивационная функция профессиональных коммуникаций. В этом случае руководитель использует такие средства, как приказ, убеждение, внушение и просьба.
3. Контрольная. Используя иерархическую подчиненность, данная функция призвана следить за поведением сотрудников компании.
4. Экспрессивная. С помощью данной функции профессиональные коммуникации способствуют удовлетворению социальных потребностей посредством выражения переживаний и чувств по поводу происходящего.
5. Коммуникативная. Данная функция весьма специфична. С ее помощью выявляются и разрешаются типичные ошибки и проблемы, возникшие при деловом общении, а также формулируются принципы оптимального поведения.

Функции профессиональных коммуникаций могут быть рассмотрены и с точки зрения обеспечения жизнедеятельности компании в целом. При этом имеет место:

Регулятивная функция. При общении происходит опосредованное или непосредственное воздействие на сотрудника, который является объектом управления. Подобная функция способствует организации в коллективе совместных действий, координации и оптимизации руководителем всех выполняемых коллективом действий.
Функция социального контроля. Любой из способов решения задач организации, а также ее формы и принципы работы обладают ярко выраженным нормативным характером. Регламентация всех этих положений, находящаяся в указаниях и распоряжениях руководителя, способствует обеспечению организованности и целостности учреждения, а также согласованности совместных действий каждого из членов коллектива. Для поддержания данного направления и осуществляют свой социальный контроль профессиональные коммуникации.
Функция социализации. Она является одной из главных в работе любого руководителя. Данная функция позволяет включаться в совместную деятельность молодым сотрудникам, которые начинают осваивать коммуникативные навыки и умения, учатся ориентироваться в ситуации общения, говорить и слушать

Все это весьма важно не только в целях межличностной адаптации, но и для осуществления профессиональной деятельности. Молодежь при этом приобретает терпимое, заинтересованное и доброжелательное отношение к другим сотрудникам и умение действовать в целях выполнения коллективной задачи

Социально-педагогическая. В процессе осуществления профессиональных коммуникаций имеет место процесс обучения, воспитания и развития личности сотрудника при передаче ему практического опыта. Благодаря систематическим контактам, которые появляются в ходе проведения совместной деятельности, все участники общения получают знания как о себе самих, так и о партнерах, а также об оптимальных вариантах решения стоящих перед коллективом задач. Овладение практическими умениями порой становится для некоторых сотрудников возможной компенсацией недостающих профессиональных знаний. И это обеспечивается социально-педагогической функцией коммуникаций.

Из каких этапов складывается деловое общение?

Общение в деловом стиле производится поэтапно, каждый раз переходя на следующую ступень. При этом нежелателен пропуск хотя бы одного этапа, потому что именно полноценная процедура формирует успешное общение.

Деловое общение основывается на совершении некоторых последовательных действий. Таким образом, руководителю необходимо:

Сформировать мотив. Ведь общение создается осмысленно, человек идет на контакт для какой-то определенной цели. Деловое общение в организации не может быть эффективным, если люди не знают, необходимо им вступать в переговоры или нет. Поэтому обязательно нужен мотив, почему стоит или не стоит сотрудничать с партнером. Для этого и отводится подготовительный этап, в процессе которого люди проводят анализ необходимости участия в переговорах и определяют значимость будущего взаимодействия.
Установить контакт. Это нужно сделать, когда партнеры встречаются впервые. Им необходимо построить доброжелательные отношения. При встрече партнеры обычно пожимают руки друг другу, приветствуют, а потом начинают обсуждать вопросы, из-за которых они собственно и собрались.
Обозначить суть вопроса. Понятное дело, что деловые партнеры не назначают встречи для того, чтобы просто поговорить или насладиться чаепитием. Поводом для их сбора является какая-то определенная проблема, которая волнует обе стороны и требует решения

Поэтому партнеры оговаривают суть вопроса и переходят к обсуждению всех важных моментов.
Обмениваться информацией. В процессе делового общения можно делиться со своими собеседниками полезной информацией, которая могла бы им пригодиться для анализа вашей сделки.
Найти решение вопроса. Важно, чтобы решение проблемы было выгодно для всех, кто участвует в переговорах. Если имеются противоречия, то сначала следует разрешить именно их

Иначе прийти к согласию не получится. Как только будет установлена доверительная беседа, можно обговаривать пути решения волнующего вопроса.
Заключить соглашение. Принятое всеми участниками беседы решение проблемы должно быть закреплено соответствующим соглашением. Деловые переговоры всегда нацелены на результат, создания конкретного продукта сотрудничества. Поэтому важно добиться необходимой договоренности и безукоризненно соблюдать все пункты, содержащиеся в ней.
Проанализировать итог переговоров. На этом этапе общение партнеров заканчивается. Через некоторый промежуток времени они снова встречаются и проводят анализ полученных результатов. Например, подсчитывают доход, определяют необходимость дальнейшего сотрудничества.

Таким образом, понятие делового общения основывается на определенных принципах, имеет свои формы, особенности. Руководителю просто необходимо уметь правильно выстраивать разговор со своими клиентами, подчиненными, партнерами.

Ведь роль делового общения заключается в том, чтобы установить взаимовыгодное сотрудничество. Если человек знает все тонкости переговоров, то он обязательно состоится в качестве бизнесмена. Можно сказать, что деловое общение основывается на умении создать все необходимые условия для достижения намеченной цели в бизнесе.

Связь общения и деятельности

Общение, как одна из главных потребностей человека, тесно связано с его деятельностью. Некоторые психологи, в особенности зарубежные, считают, что общение и деятельность – понятия противоположные. При рассмотрении этого вопроса нужно учитывать разные подходы к определению этой связи.

Представители отечественной психологии выдвигают теорию единства общения и деятельности человека. Такие выводы были сделаны из-за убеждения о том, что общение людей представляет собой живые и реальные взаимоотношения между отдельно взятыми индивидами. Они, в свою очередь, всегда зарождаются на предмет чего-то, по какой-то причине или из-за какой-то деятельности того или иного человека. Это значит, что их коммуникация опосредована наличием какого-то общего занятия, а значит, само общение есть часть всего деятельного процесса.

Есть и третья точка зрения, приверженцы которой говорят о том, что деятельность человека и общение людей – это не элементы одного целого, а, скорее, разновидности друг друга. Согласно этой теории общение представляет собой некий особый вид человеческой деятельности.

Несмотря на такие различия, все три мнения имеют общие моменты. Они подтверждают тесную и неразрывную связь между общением и деятельностью как таковыми и считают, что анализировать их стоит только в контексте друг друга.

Основные функции

Существует масса теорий и классификаций, но основными, фундаментальными функциями общения являются: коммуникативная, интерактивная и перцептивная. Давайте каждую из них рассмотрим подробнее.

Коммуникативная

Обеспечивает обмен информацией между людьми

Чтобы он состоялся, важно заранее предусмотреть, какой именно материал подвергнется к передаче. Так как собеседнику он может показаться сложным, и понимание не будет достигнуто

Для этого учитываются его индивидуальные особенности, сфера деятельности, интересы и прочее.

Чтобы понять, насколько процесс коммуникации оказался успешным, необходимо получить, так называемую, «обратную связь» от партнёра. То есть, он должен поделиться своими впечатлениями, эмоциями или мыслями, которые возникли в ответ на ваши слова. Проверить, насколько вы коммуникативный человек, можете, нажав на эту ссылку.

Интерактивная

Она оказывает влияние на всех участников общения, только вдобавок ещё и с помощью действий. Благодаря этой функции взаимодействие становится более активным, дополненным и имеет больше влияния, если используется в разговоре, хотя бывают случаи, когда поступки намного красноречивее слов. Это помогает привлекать окружающих на свою сторону, добиваться расположения противоположного пола и прочее.

Перцептивная

В переводе с английского – восприятие

Оно задействует все органы чувств, также память, воображение, внимание и даже волю. Это действительно уникальный и достаточно сложный процесс

Человеку приходится одновременно обрабатывать большой объем информации, так как, помимо того, что он слышит, он вспоминает, что было ранее известно по поводу темы разговора и личности собеседника.

Также следит за невербальными проявлениями говорящего, чтобы заметить, лжет он или нет, и какие чувства вообще испытывает в данный момент. После чего анализирует весь полученный материал, и только тогда уже можно сказать, что он воспринял сказанное. Примеры того, как распознавать скрытые за мимикой, жестами и позами истинные эмоции, вы получите в этой статье.

Средства делового общения

Профессиональная коммуникация — это осмысленное желание одного человека или же целой группы людей мотивировать одного сотрудника или весь коллектив к действию, способному хоть каким-то образом изменить возникшую ситуацию или повернуть разговор в иное русло.

Для осуществления намеченного имеется ряд инструментов. Так, к средствам профессиональной коммуникации можно отнести:

1. Обычную почту. Из всех средств делового общения она является самым древним. И в связи с этим у традиционной почты имеется ряд недостатков. Заключаются они в низкой скорости передачи сообщений, более сложном оформлении писем (в сравнении с другими видами коммуникаций) и т. д. И это не говоря о том, что работает данная система далеко не всегда на должном уровне. Но обычная почта все же и сегодня используется в качестве средства профессиональных коммуникаций. Основным ее преимуществом является весьма приемлемый способ передачи между партнерами важных документов. В деловых отношениях может быть использован и такой способ, как передача телеграмм. Такая услуга также предоставляется почтой.
2. Телефонная связь. Это весьма оперативное средство делового общения. Однако ведение переговоров по телефону не обладает юридической силой. Этот момент стоит учесть при применении профессиональных коммуникаций, задействовав при этом другие средства.
3. Электронная почта. Это сравнительно новое средство делового общения пользуется заслуженной популярностью. Одним из основных его преимуществ является совмещение формы письменных коммуникаций (зафиксированный текст) с теми качествами, которыми обладает устное общение, в виде скорости передачи информации и возможности получения практически мгновенного ответа. Подобные качества позволяют сделать электронную почту одним из основных средств, применяемых для передачи сообщений неофициального характера.
4. Факс. Используя специальный аппарат, можно очень быстро передать партнеру копию любого документа. Скорость является несомненным преимуществом факсимильной связи. Однако документы, переданные подобным способом, не имеют юридической силы, ведь на них нет подлинных подписей и печатей. Именно поэтому в большинстве случаев факс как средство коммуникации находит свое применение лишь для оперативной передачи документов. К исполнению они могут быть приняты лишь в том случае, когда следом за ними будут обычной почтой отправлены подлинники. Стоит иметь в виду, что с помощью факсов запрещено передавать документы с грифами «Для служебного пользования» или «Секретно».