Open space в офисе

Как боролись с конфликтностью

Со всеми сотрудниками были проведены индивидуальные беседы, недовольства и претензии были внимательно выслушаны и зафиксированы.
На основе информации, полученной от сотрудников, составлен список наиболее острых и больных вопросов и тем-раздражителей. В основном, это касалось источников шума, источников запахов, поведенческих особенностей некоторых сотрудников.
Был сформулирован список правил и требований, строго регламентирующих поведение в офисе. Например, вести личные разговоры только во время перерывов и вне офиса; не отвлекать коллег нерабочими вопросами, а для обсуждения рабочих тем назначать конкретное время; снизить уровень громкости звуковых сигналов телефонов.
Был сформулирован список мягких рекомендаций

Например: использовать парфюмерию в небольших количествах, избегать терпких запахов, принимать пищу в зоне отдыха.
Было проведено общее собрание коллектива, на котором в мягкой форме обсуждались вопросы организации «офисной жизни» в новых условиях, подробно объяснялось, почему важно соблюдать правила, и что каждый человек может сделать для улучшения общей атмосферы.
Достигнутые договоренности были визуализированы в формате комиксов и инфографики и размещены на видном местах: около кофе-машины и в зоне отдыха.
Была проведена доработка офисного пространства: установлены перегородки на уровне глаз сделаны две «телефонные будки» с шумоизоляцией для «говорунов», переговорные островки для экспресс-обсуждений рабочих вопросов и небольшая переговорная для долгих совещаний, куплены кресла-бобы и кресла-мешки для тех, кому нужно сосредоточиться для творческой работы.
Сотрудников обеспечили дополнительным оборудованием: наушниками для звукоизоляции, телефонными гарнитурами, ортопедическими подушками и подставками для ноутбуков.

Все это позволило снизить напряженность в коллективе и конфликтность стала снижаться.

Чтобы восстановить доброжелательную атмосферу и помочь людям пережить стресс, связанный с переездом и изменившимися условиями труда, организовали корпоративное мероприятие «Наше новоселье», заказав в офис угощение. В течение трех месяцев после переезда произошла постепенная адаптация команды к новому формату и преодолена связанная с этим конфликтность.

Storyline

In the Initech office, the insecure Peter Gibbons hates his job and the obnoxious Division VP Bill Lumbergh who has just hired two efficiency consultants to downsize the company. His best friends are two software engineers Michael Bolton and Samir Nagheenanajar, that also hate Initech, and his intrusive next door neighbor Lawrence. He believes his girlfriend Anne is cheating on him but she convinces Peter to visit the hypnotherapist Dr. Swanson. Peter tells how miserable his life is and Dr. Swanson hypnotizes him and he goes into a state of ecstasy. However, Dr. Swanson dies immediately after giving the hypnotic suggestion to Peter. Peter, in his new state, starts to date the waitress Joanna and changes his attitude which results in his being promoted by the consultants. When he discovers that Michael and Samir will be downsized, they decide to plant a virus in the banking system to embezzle fraction of cents on each financial operation into Peter’s account. However Michael commits a …
Written by
Claudio Carvalho, Rio de Janeiro, Brazil

Plot Summary
|
Plot Synopsis

Motion Picture Rating
(MPAA)

Подборки

Армейские ПесниКлассика пианиноМузыка из рекламыДетские песни из мультфильмовМузыка для аэробикиСборник песен 70х годовДля любимого человекаКлассика в современной обработкеКлубные миксы русских исполнителей3D ЗвукДальнобойщикиЗарубежный рэп для машиныТоповые Клубные ТрекиМощные БасыДискотека 2000Песни про папуХристианские ПесниЗимняя МузыкаМузыка Для МедитацииРусские Хиты 90ХГрустная МузыкаRomantic SaxophoneТанцевальный хип-хопНовогодние песниЗарубежные хиты 80 — 90Песни про покемонаРомантическая МузыкаМотивация для тренировокМузыка для сексаМузыка в машинуДля силовых тренировокПремия «Grammy 2017»

Положительные стороны open space

Рабочее пространство Mission Control Center, NASA

Несмотря на недостатки, открытые офисы считаются демократичными, стимулируют к творчеству, помогают проводить мозговые штурмы и строить команду:

Руководители доступны для коммуникации и решения вопросов. Новые сотрудники всегда в центре событий — их рабочие места рядом со специалистами. 

Можно проводить экстренные совещания, обсуждать новые идеи, не собираясь и не согласовывая время предварительно.

Укрепляются командные отношения. И рабочие связи, и неформальное общение становятся прочнее. Сотрудники разных отделов знакомятся между собой и проще находят общий язык. Обращаться к коллеге за соседним столом удобнее, чем идти в другой кабинет.

Бизнес-процессы более прозрачны и понятны. Когда несколько подразделений работают в одном помещении, коллектив быстрее узнает о планах компании.

Карьерный рост ускоряется. Начальник всегда в курсе ваших дел, он замечает темп работы и результаты.

Как должна поменяться организация офисной работы после пандемии?

1. Конец эпохи рукопожатий?

   Многие эксперты прогнозируют, что после эпидемии мир начнет отказываться от рукопожатий как общепринятого приветствия. Что, надо сказать, видится весьма адекватным и более чем своевременным изменением: привычка, которая в давние времена возникла среди мужчин как способ продемонстрировать свои миролюбивые намерения — показав, что у тебя в руках нет оружия, — сейчас стала неактуальной и часто вредной (рукопожатия являются одним из основных способов передачи инфекций).

2. Конец моды на оупен спейс?

   Если отмена рукопожатий навряд ли вызовет у большинства наших читателей сколько-нибудь сильные эмоции, то данное изменение наверняка найдет много сторонников. Повальный переход на open space офисы в большинстве ИТ-компаний, подаваемый как движение к открытости и безбарьерности, а на деле продиктованный скорее желанием разместить в одном помещении как можно больше людей и лучше их контролировать, может наконец завершиться.

3. Перепланировка рабочих мест.

   Отказ от open space модели, скорее всего, будет идти рука об руку с изменением планировки рабочих мест. Работники должны получить больше пространства для своего рабочего места и вокруг него.

   “Офисные столы с течением времени становились все меньше: от 1,8 метра стандартные офисные столы уменьшились сначала до 1,6 метров, а потом до 1,4 метров. Теперь, я думаю, мы будем наблюдать обратный процесс,” — прогнозирует Каикер.

4. Конец моды на бесконечные встречи и совещания.

   Еще одна наметившаяся тенденция, которая наверняка порадует многих офисных работников со стажем. Очень похоже, что устоявшаяся в корпоративной среде за последние пару десятилетий мода на бесконечные team-meetings и совещания, подходит к концу. Что не может не радовать. Да и на эффективности должно отразиться позитивно: например, по данным сервиса Doodle, в 2019 году из-за неэффективных встреч компании в США потеряли почти $400 млрд (в пересчете на бесполезно потраченное рабочее время).

   “Видеозвонки могут легко заменить почти все мелкие внутренние организационные встречи, и те лидеры, которые не смогут научиться эффективно проводить такие видеовстречи, столкнутся с проблемами,” — прогнозирует Кара Силетто из Crescendo Strategies.

5. Появление моды на “безофисные” компании.

   Поскольку первый опыт массового внедрения удаленной работы, в целом, можно считать удачным — по крайней мере, пока компании по всему миру особенно не жалуются на падение эффективности, — можно ожидать, что повальный переход на удаленку приведет к возникновению моды на компании без офиса, которые выстраивают свою работу полностью вокруг remote-работы. Возможно, что это даже приведет к некоторому социальному разделению в среде специалистов: на энтузиастов удаленной работы и традиционалистов, которых офисы вполне устраивают.

Рекомендации сотрудникам

Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:

• Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
• Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
• Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.

Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.

Open space — что это?

Офисный формат openspace в 1960-х придумал Фрэнк Даффи, студент архитектурного факультета. Новая идея организации офисного пространства пришлась по вкусу американцам. В период «индустриального бума» в Америке решили организовать работу клерков на примере конвейера: работников рассадили за столы, как в школе, а лучшие сотрудники, которые получали повышение, переезжали в собственные кабинеты. Также свое личное пространство в виде кабинета с круговым обзором имел начальник, и мог всецело контролировать рабочий процесс.

В наше время в США более 70% офисов работают в помещениях open space. В странах СНГ такой формат появился в середине 1990-х. Сегодня это выглядит как эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников. 

Плюсы офиса open space

Рассмотрим преимущества работы в планировке open space для руководителей и HR.

1. Простота коммуникации между персоналом. Если сотрудник все время находится среди своих сослуживцев, то ему просто приходится коммуницировать с другими. Это упрощает бизнес-процессы и способствует более оперативному решению ежедневных рабочих вопросов.

2. Экономичность. Одно большое помещение требует меньше затрат, в отличие от офиса с отдельными кабинетами.

3. Контроль работы. У руководства есть возможность наблюдать, что делают сотрудники, сколько времени они тратят на определенные задачи, как часто общаются и что обсуждают. 

4. Информативность и открытость. В опенспейсе все вопросы обсуждаются вслух и в это вовлечена вся команда проекта или компании. Таким образом, сотрудники информированы о целях компании, положении дел, они имеют возможность высказаться и внести свой вклад в развитие компании.

5. Отсутствие сплетен. Довольно сложно сплетничать или «перемывать косточки» начальнику, если вокруг тебя все время находятся другие люди. Именно поэтому open space workplace создает препятствия такому неконструктивному занятию.

Минусы офиса open space

Какие же негативные стороны работы в таких офисах для менеджеров и самих сотрудников?

1. В опен спейсах шумно, и это самый главный минус работы в открытом пространстве. Иногда такой офис похож на один огромный улей, который не замолкает ни на секунду. С другой стороны, рассчитывать на тишину в месте, где собралось одновременно несколько десятков, а то и сотен человек — нелогично. По данным исследования голландских ученых, 32% офисных сотрудников раздражают громкие разговоры коллег, а 30% выводят из себя постоянные телефонные звонки.

2. Конфликты. И скорее всего, это будут не рабочие разногласия, а борьба между группой любителей свежего воздуха и противников сквозняков. Бытовые стычки могут касаться чего угодно: как опущены жалюзи, куда деваются без вести пропавшие ручки и сколько градусов должен показывать вечный источник ссор — кондиционер. Да, это бесконечная история в огромном офисе. 

3. Отсутствие личного пространства. Интровертам в офисах open space будет явно психологически дискомфортно. Но даже если сотрудник экстраверт, то 5 дней в неделю делить рабочее место с огромным количеством других людей, которые слышат твои личные разговоры и уже знают, что у тебя аллергия на морепродукты, потому что ты постоянно заказываешь еду в офис — не очень комфортно. 

4. Сотрудники чаще болеют. В опенспейсах очень часто так случается: после того, как один сотрудник заболел вирусной инфекцией, заражается и уходит на больничный половина офиса. В Дании даже провели исследование, согласно которому в офисах openspace, где работало более 6-ти человек, сотрудники брали отпуска по болезни на 62% чаще.

Как повысить продуктивность работников в зоне Опен Спейс?

Если продуктивность в офисе Open space оставляет желать лучшего, существует ряд мер которые помогают ее увеличить:

1. Грамотная планировка помещения. Первым делом нужно заняться внутренней планировкой офиса. Лучше отказаться от стандартизации рабочего места в пользу разнообразия. Нужно предоставить сотрудникам выбор места, где им удобней работать. В офисном помещении надо установить большой стол для общих собраний, а также оборудовать зону отдыха недалеко от рабочего места. Стоит также наполнить растениями все пространство офиса, но, чтобы они не мешали рабочему процессу.
2. Возможность регулировки внутренней среды. Все сотрудники должны иметь возможность регулировать температуру и влажность воздуха, а также его кондиционирование. Это позволит создавать приемлемые рабочие условия для каждого человека.
3. Отказ от высоких перегородок. Высокие перегородки способствуют увеличению уровня шума во всем офисе, при этом эффекта увеличения личного пространства добиться практически не получается.
4. Установка правил. В любом большом коллективе не обойтись без свода правил, которые будут регламентировать отношение коллег друг к другу. Например, стоит рекомендовать ввести специальные знаки, запретить слушать музыку без наушников, громко разговаривать и т.п.
5. Руководство должно быть ближе к «народу». Обычно руководители выделяют себе отдельный кабинет, сотрудники же трудятся в общем пространстве. Если начальник устроит рабочее место недалеко от своих сотрудников и откажется от личного кабинета, он может наладить микроклимат в коллективе, тем самым значительно увеличив производительность.
6. «Глоток» свежего воздуха. Свежий воздух увеличивает мозговую активность, а также снижает раздраженность нервной системы. Он помогает бороться также с различными заболеваниями. Поэтому стоит установить в офисе приточную вентиляцию, которая обеспечивает регулярный приток кислорода.

Когда и почему?

 Открытое Пространство лучше всего работает тогда, когда:

• работа очень сложна;
• люди, которых нужно вовлечь, представляют собой различные группировки, в которых в процессе реализации проблем бушуют сильные страсти и возникает возможность конфликтов);
• времени для решения нет.

Открытое Пространство называют страстью, сдерживаемой ответственностью, энергией в сочетании с намеренной самоорганизацией, высоким рабочим духом, хаосом и творчеством, эволюцией в организации. Это один из простых, но сильных способов приведения людей и организаций к действиям именно тогда, когда это больше всего необходимо. Открытое Пространство знаменито тем, что в нем отсутствует какая-либо видимая структуры работы, и постоянно существует возможность разнообразных сюрпризов. Однако на деле оказывается, что встречи с помощью Открытого пространства в действительности очень структурированы, но эта структура настолько соответствует потребностям людей и работе, которую необходимо проделать, что ее не замечают, поскольку она поддерживает (а не блокирует) работу в ее лучшем проявлении. В действительности, истории и рабочие планы, возникающие в Открытом Пространстве более сложные, более здравые, более надежные, и могут работать гораздо быстрее, чем программы, созданные экспертами или менеджерами.

Что в результате

Когда мы открываем пространство для людей, чтобы они могли сделать самую важную для себя работу, мы никогда не знаем точно, что произойдет, но мы можем гарантировать, что группа получит нужные результаты, когда она входит в Открытое Пространство:

1. Все самые важные для участников вопросы будут подняты.

2. Все вопросы, которые будут подниматься участниками, будут выдвинуты наиболее квалифицированными и способными к их решению участниками, которые сами будут способны сделать нужные шаги в этом направлении.

3. В такое короткое время как один или два дня, все самые важные детали, дискуссии, данные, рекомендации, выводы, вопросы для будущих исследований и планы для немедленных действий получат свое документальное подтверждение во всеобъемлющем отчете законченном, напечатанном, и розданным участникам в момент завершения их работы.

4. В необходимых случаях, и если позволяет время, общее содержание материалов отчета может быть рассмотрено, и за несколько часов будут расставлены приоритеты даже в самых больших группах (сотни людей).

5. После мероприятия все его результаты могут быть доступны для всей организации или сообщества в течение нескольких дней после его проведения, и, таким образом, в процесс обсуждения и реализации могут быть вовлечены все заинтересованные лица прямо сейчас.

6. И такие результаты могут быть запланированы и реализованы быстрее, чем это возможно при так называемых интервенциях в большие группы. Их буквально возможно получить за несколько дней и недель, там, где другие подходы требуют месяцев и многих лет.

Метод Открытого Пространства работает и позволяет людям и работе двигаться вперед, однако есть и плохие новости — это может означать, что все делается совсем по-другому, чем раньше. Желаемые вещи могут появиться, а те, которые не желаемы, могут исчезнуть, а иногда наоборот. В целом, Открытое Пространство возвращает жизнь в организацию, и организации к жизни.

Недостатки

Командный дух, открытость и экономия площади – вот главные преимущества Open Space

Шум. И все же сотрудникам бывает трудно сосредоточиться, когда вокруг шум и постоянные хождения.

Рабочий уголок. Некоторые сотрудники могут чувствовать себя некомфортно из-за того, что все их вещи находятся на виду, и в их пространство может вторгнуться любой посторонний человек. Это не позволяет им расслабиться и спокойно работать.

Род деятельности. Далеко не для каждого сотрудника важна работа в команде, многим для сосредоточения нужна тишина и спокойствие. Например, журналисту, чтобы вдумчиво написать статью, не рекомендуется сидеть в Open Space, где может быть сложно даже просто сосредоточиться. Спокойствие нужно и юристу при оформлении документов, и кадровику. В каждой профессии есть свои правила для успешного творчества.

Дизайн. В Open Space сотрудник не может проявить фантазию в оформлении рабочего места, ведь это не должно портить общее впечатление о помещении. Особенно это касается офисов, где осуществляется прием клиентов.

Сущность

Главное – чтобы ваши эмоции никому не мешали

Концепция Open Space воплощает идею демократичного офиса, который организуется в достаточно просторном помещении, не разделенном стенами. Однако это не означает постоянного хаоса и беспорядка. Дело в том, что пространство офиса все равно структурируется, просто другими способами. Так, для создания необходимых функциональных зон широко используются мобильные и стационарные офисные перегородки. Они бывают разными – в том числе звуконепроницаемыми и непрозрачными. Это существенно повышает их стоимость, однако делает рабочие места более комфортными. Кроме того, в качестве перегородок используются обычные стеллажи, в которых хранится документация, справочная литература и другие мелочи. Таким образом, перегородки выполняют двойную функцию.

Распространение получила современная тенденция обозначения рабочих зон по индивидуальному принципу. Например, разделение происходит не только при помощи перегородок, но и посредством освещения, декоративных элементов.
С позиции менеджмента, концепция Open Space в наибольшей степени соответствует современным формам управления и позволяет внедрять новые способы внутренней координации и коммуникации.

Руководству компании лишь нужно проследить, чтобы при оформлении офиса в стиле Open space он был адаптирован под общие задачи компании и под конкретную корпоративную культуру.

Плюсы и минусы

Планомерное увеличение числа офисов Open space в первую очередь связано с большим числом преимуществ.

Среди основных достоинств можно выделить:

1. Экономия на арендной плате. Большинство организаций арендуют помещение для ведения своей деятельности. Open Space помогает разместить сотрудников гораздо компактнее, чем это получается при кабинетно-коридорном типе. Соответственно, меньшая площадь — меньшие затраты.
2. Удобное взаимодействие между сотрудниками. Близкое расположение сотрудников друг другу помогает оперативно решать возникшие проблемы. Отпадает необходимость бегать по различным кабинетам тратя на это много времени.
3. Улучшается контроль. Открытое пространство не дает сотруднику заниматься посторонними делами, так как в любой момент его может застать за этим начальник.
4. Командный дух и единство. Пространство без стен дает почувствовать сотрудникам себя равными. Офис открытого типа значительной степени уменьшает возможность образования небольших замкнутых групп и помогает почувствовать участникам коллектива единым целым. Увеличивается всеобщая нацеленность на достижение поставленных целей. У сотрудников появляется ощущение разделенной ответственности.
5. Улучшается адаптация новичков. Неотъемлемой частью рабочего процесса является появление в нем новых звеньев. Сотрудники, которые только приступили к своим обязанностям, могут с легкостью обратиться к любому опытному человеку за помощью. Новичок также в короткие сроки знакомиться со всем коллективом.
6. Сокращаются сроки документооборота. Все бумаги находятся в одном месте, поэтому их не надо собирать по кабинетам.
7. Уменьшение расходов на оборудование. Компактное расположение рабочих мест позволяет сэкономить как минимум на соединительных проводах. Экономия также получается на оргтехнике.
8. Рост доверия клиентов. Согласно исследованиям, на подсознательном уровне клиенты больше доверяет компаниям, у которых планировка офисов в стиле Open space.

Как и у любого явления, офисы типа Open space имеют свои недостатки:

1. Шумная обстановка. Создается шумная обстановка, которая не лучшим образом влияет на работоспособность сотрудников, особенно сильно шумы влияют на людей с низкой стрессоустойчивостью.
2. Воровство. В этом случае имеется в виду не кража личных вещей, а исчезновение рабочих предметов ручек, бумаги, степлера.
3. Увеличение конфликтов. Каждый человек имеет свои индивидуальные особенности. Очень трудно найти компромисс в каком-либо вопросе при большом количестве заинтересованных людей.
4. Распространение болезней. В местах, где скапливается большое количество людей, заболевания, передающиеся воздушно-капельным путем, распространяются гораздо быстрее. Устройство офиса открытого типа напрямую способствует распространению болезней в ускоренном темпе.

Питание — вопрос серьезный

радар технологийКухня второго этажаКухня первого этажаХолодильник с готовой едойКофейняСупчикиСмузечная

Что по поводу остальных пожеланий коллег?

• Поставили спортзал, где есть не только тренажерный зал, но и комната для настольного тенниса. Регулярно проводятся занятия йогой и тренировки EMS.
• Сделали душевые кабины, которыми можно воспользоваться после занятий в зале или велопрогулки до работы (или во время отключения горячей воды дома).
• Оборудовали комнату отдыха массажными креслами, барными столами и стульями.

Тренажерный зал, железо в кадр не вошло

Что мы получили в итоге?

1. Предварительно собирали идеи и обсуждали их всем офисом совместно с приглашенными дизайнерами.
2. Нашли площадку, подходящую под заранее сформированный список требований, учитывая и расположение, и размер, и инфраструктуру, и возможность полностью обустроить помещение под себя. 
3. Продумали размещение рабочих мест в новом офисе, чтобы можно было легко находить коллег, но при этом не было тесноты и недостатка личного пространства.
4. С самого начала подготовились к росту, чтобы с расширением компании офис оставался таким же удобным для всех.
5. Минимизировали шум благодаря специальной планировке, созданию большого количества удобных переговорок и комнат для телефонных разговоров.
6. Постарались создать все условия для удобной работы: обновили технику, создали места для уединенной работы и диванчики, на которые можно переместиться в течение дня. А чтобы не уставать от офиса — внедрили практику одного дня работы из дома.
7. Со всей серьезностью отнеслись к деталям, которые должны создавать комфорт: вкусному и разнообразному питанию, спортивному залу, комнатам отдыха.
8. Организовали собственное пространство, где проводим и небольшие, и масштабные мероприятия и вечеринки. 

О минусах работы в открытом офисе

Если кто-то не знал ничего о том, как выглядят офисы открытого типа.

Когда ты работаешь в отдельном кабинете, то ты там царь и бог. Если тебе жарко, то можешь открыть окошко, либо включить кондиционер на полную мощность, ведь никому кроме тебя не станет холодно. Стало холодно? Просто выключи кондиционер. Кажется, что это детская мелочь, но когда работаешь по девять часов в офисе, то это начинает казаться неплохим бонусом.

Можно по-разному смотреть на разговоры, но шум всегда мешает работать. В целом, меня это не так сильно волнует, т.к. я часто общаюсь по телефону с клиентами, чем и генерирую шум, но мне страшно представить то, каково разработчикам программного обеспечения, которые работают примерно в 4 метрах от меня. 

Сам по себе Open Space располагает к разговорам, а это нередко приводит к распространению сплетен. Считается, что это актуально для женского коллектива, но среди мужчин тоже такое есть. И вот несмотря на то, что ранее мы писали на нашем дзен канале, меня они немного бесят и бесили всегда. Я настолько консервативен, что на работе предпочитают работать, поэтому сплетники меня немного огорчают. Они тратят рабочее время не на то.

Я уже давно не парюсь на эту тему, но первое время было жутко непривычно ощущать, что ты все время на виду. Бывают такие моменты, когда нездоровится и чувствуешь себя максимально уставшим и подавленным. Если в этот день идешь на работу, то рабочий день в отдельном кабинете прошел бы существенно легче и приятнее.

Жизнь вынудила меня полюбить чистоту, ибо у меня аллергия на пыль, цветение растений, шерсть и шерстяные вещи, животных. Я настолько аллергик, что при близком контакте с людьми чувствуют, если у них дома кошка линяет. А еще далеко не все люди любят убирать свое рабочее место, а пыль имеет свойство копиться бесконечно. Да, уборщицы моют полы, но протирать рабочий стол они не будут, т.к. там техника и много ценных вещей. К сожалению, некоторые коллеги тоже протирать свой рабочий стол не будут. Разумеется, что ты можешь замутить уборку и затянуть в это коллег, но тут нужно обладать харизмой и лидерскими качествами, чтобы все получилось.

Как максимально эффективно общаться на работе? Как донести свое сообщение до всей аудитории, чтобы быть правильно понятным? Про эффективное общение на работе.

Примеры самых популярных правил работы в одном кабинете / Open Space

1. Громкие звонки (рингтоны) на мобильных телефонах.

Казалось бы, это самый очевидный и отвлекающий «поглотитель времени». Тем не менее до сих пор он встречается в огромном количестве компаний. А всего лишь нужно договориться о том, чтобы поставить телефон на виброзвонок при входе в кабинет или в Open Space.

Причем еще чаще этот «поглотитель времени» проявляется, когда сотрудник ушел, а мобильный телефон оставил на рабочем месте. Почему-то именно в эти моменты сотруднику начинают звонить его мама или жена, которые тут же снова перезванивают, дожидаясь ответа. Однако не всегда удобно брать телефон с собой. Поэтому можно договориться, что любой может выключить оставленный кем-то мобильный телефон.

Впрочем, иногда это считается слишком жестоким правилом, и оно подходит не каждой корпоративной культуре. Поэтому можно договориться, что на звонок отвечает любой коллега, а полученную информацию записывает на стикер.

2. «Болтовня окружающих не по делу». Общение не по работе.

Следующая ошибка, которую можно часто встретить в общем рабочем пространстве, — обсуждение нерабочих вопросов, которое отвлекает коллег. Это правило относится как к общению по телефону, так и в принципе к любому общению. Хочешь обсудить вчерашний матч? Пожалуйста, на кухню!

Впрочем, не всегда отвлекающие разговоры не связаны с работой. Часто они касаются рабочих, но неактуальных для других сотрудников вопросов.

3. Переговоры на рабочем месте, которые не касаются остальных сидящих в кабинете.

Переговоры друг с другом, которые не касаются остальных сидящих в кабинете, ведем только в переговорных комнатах. Да-да, именно для этого и придуманы переговорные комнаты.

Впрочем, часто нужно поговорить по телефону или быстро провести рабочее совещание на месте, но при этом важно поддерживать ровный рабочий фон.

Но иногда даже ради небольших переговоров нужно выходить в переговорную. Например, это касается переговоров с внешними контрагентами. Чужаки всегда в первую очередь отвлекают и тревожат сидящих в кабинете людей, так уж устроено коллективное сознание еще с древних времен. По возможности не приглашаем посторонних для переговоров в кабинет, отвлекая тем самым своих коллег, — используем для этих встреч только переговорные комнаты

4. Мы координируем свои планы друг с другом. Любая внутренняя несрочная встреча сначала назначается по календарю Outlook на удобное для всех время.

Вопросам приглашения на встречи следует уделить особое внимание. Частенько нам приходится наблюдать, как один сотрудник кричит другому через весь Open Space что-то вроде:. — Васяяяяя! Можешь сейчас уделить мне пять минууут?

— Васяяяяя! Можешь сейчас уделить мне пять минууут?

— Не могууу!

— А когда сможееешь?

— Через пять минут скажууу!

— Хорошооо, я спрошу через пять минууут!

И так может повторяться несколько раз. Бескультурье, конечно, но раз уж оно встречается, то давайте с ним бороться. <…>

5. Ругань, разборки, негатив.

Общее пространство — место для позитива и драйва. Негативное настроение у нас принято выветривать на улице. Любой может попросить «негативщика» выйти погулять на 5-10 минут.

Это очень важное правило, обязательное для многих российских кабинетов и Open Space. К сожалению, уровень культуры во многих российских компаниях позволяет людям выяснять отношения при всех

Это, конечно, расфокусирует и сбивает с толку всех сидящих в кабинете сотрудников. Ответственными за эту продуктивную атмосферу нужно сделать всех сотрудников, чтобы каждый имел право потребовать соблюдения этого правила…

6. Отсутствие свежего воздуха, неправильно настроенный кондиционер (одному холодно — другому жарко).

Помимо эмоционального комфорта так же важен и комфорт физический. На работе сотрудников отрицательно сказывается, например, отсутствие свежего воздуха, слишком жаркая или слишком холодная температура в помещении.

Эти вопросы всегда являются темой интенсивных переговоров на сессиях. Действительно, одному жарко, другому холодно

Однако всегда можно договориться, если все понимают важность этих правил для продуктивной совместной работы.

Впрочем, если затрагивать тему здоровья, то наиболее частой является такая типовая ошибка с очень простым правилом.

7. Целые эпидемии сотрудников в зимнее время из-за того, что кто-то по согласованию с коллегами пришел больной на работу и целый день работал «через не могу».

Все просто. Болеть сотрудники должны дома, дабы не быть причиной эпидемий внутри офиса.

Фото: facebook.com

Плюсы и минусы офиса в стиле open space

Открытое пространство облегчает коммуникации, способствует повышению производительности персонала и формирует в офисе демократичную атмосферу. Формат open space также ненавязчиво информирует гостей и деловых партнеров компании о том, что она следит за современными тенденциями, готова перенимать передовой опыт. При этом открытая планировка позволяет использовать рабочую площадь максимально эффективно, а благодаря оперативному взаимодействию между сотрудниками экономится рабочее время.

Впрочем, такая организация пространства имеет и ряд недостатков:

• отсутствие у сотрудников личного пространства;
• сложная проектировка освещения;
• плохая звукоизоляция зон, где требуется тишина.

Грамотно разработанный дизайн open space позволяет нивелировать все эти минусы. Так, видимость личного пространства создается с помощью невысоких экранов или мобильных перегородок. Правильное освещение проектируется профессионалами с учетом всех норм эргономики и безопасности труда. А шумоизоляция обеспечивается с помощью стационарных перегородок, покрытых звукопоглощающими составами.