Культура обратной связи

Ход урока

Выполняя на прошлых занятиях упражнения на тренировку навыков эмпатии и рефлексии, мы старались научиться чувствовать и понимать себя или партнера. Надеюсь, у нас это получилось. Нам осталось поработать над тем, как дать понять собеседнику, что мы его слышим, понимаем, одобряем, как выразить наше к нему отношение. Ведь если оно положительное, то человек охотно продолжит общение. Подобное «сообщение», адресованное другому человеку, о том, что я о нем думаю, как воспринимаю наши с ним отношения, какие чувства у меня вызывают его слова, действия, поступки выступает в качестве обратной связи в общении. Сюда входят особенности вашей речи и поведения, помогающие партнеру открыто и детально говорить о своих проблемах и состоянии или, наоборот, могущие ухудшать его состояние, побуждать к скрытности и даже прекращению беседы.

Обсуждение. Как можно выразить свое отношение к собеседнику? Вспомните ситуации, в которых поведение вашего собеседника помогало или мешало общению. Как это проявлялось? Что вы при этом чувствовали?

Большинству людей интересно, как их воспринимают окружающие — если не все, то хотя бы близкие и значимые люди, мнением которых мы дорожим. Узнавая мнения разных людей о себе, как бы видишь себя с разных сторон, открываешь новое о себе, создаешь более объективный образ себя, лучше понимаешь, какой ты.

Упражнение «Значимые люди». У себя в тетрадях опишите или нарисуйте трех или больше значимых для вас людей

Напишите, почему их мнение вам важно?

Обсуждение

Кто такие «значимые люди»? Как они становятся значимыми? Поднимите руки, у кого больше трех значимых людей? Насколько для вас важно мнение окружающих? Хотелось бы вам стать менее (или более) зависимым от их мнения? Как этого достичь?. Если вы хотите, чтобы собеседник охотно с вами общался, будьте открытыми и искренними

Будьте естественными, самими собой, а не «стройте из себя» кого-то, кем вы не являетесь. Получив обратную связь о том, что вы искренне и дружелюбно настроены к человеку, не таитесь, не интригуете, — он сам начнет вам доверять. Однако, умение давать и принимать обратную связь требует не только навыков, но и смелости — ведь приходится открыто выражать свою точку зрения о человеке или ситуации. Гораздо легче лицемерно поддерживать со всеми хорошие отношения и сплетничать у них за спиной,- но тогда не ждите искреннего дружелюбного к себе отношения и готовности помочь

Если вы хотите, чтобы собеседник охотно с вами общался, будьте открытыми и искренними. Будьте естественными, самими собой, а не «стройте из себя» кого-то, кем вы не являетесь. Получив обратную связь о том, что вы искренне и дружелюбно настроены к человеку, не таитесь, не интригуете, — он сам начнет вам доверять. Однако, умение давать и принимать обратную связь требует не только навыков, но и смелости — ведь приходится открыто выражать свою точку зрения о человеке или ситуации. Гораздо легче лицемерно поддерживать со всеми хорошие отношения и сплетничать у них за спиной,- но тогда не ждите искреннего дружелюбного к себе отношения и готовности помочь.

Для того чтобы своим откровенным мнением не обидеть человека, придерживайтесь следующих правил:
1. Давай обратную связь только тогда, когда тебя об этом попросят.
2. Говоря о своих мыслях и чувствах, скажи о том, какие конкретно слова, поступки их вызвали. Не говори о человеке в целом (не стоит говорить: «Ты не умеешь общаться!», скажите: «Ты перебиваешь собеседника, не слушаешь его, не стараешься понять его точку зрения»).
3. Говори так, чтобы не обидеть и не оскорбить другого человека (не употребляй оскорбительных слов, не ругай, не обзывай и т.д.).
4. Не давай оценок (ведь ты не выше и не лучше другого человека — вы разные).
5. Не давай советов. Слова: «Я бы на твоем месте», «Ты должен» — под запретом. Не стоит поучать — пусть человек сам выбирает, как поступить, ему виднее.

Обсуждение. Соблюдаете ли вы правила обратной связи в общении? Как часто их соблюдают окружающие? Какие еще правила вы могли бы добавить от себя?

Упражнение «Автопортрет инкогнито». На отдельном листке нарисуйте свой автопортрет: по-серьезному или шуточный шарж, или в символах, или в виде животного или как-то еще. Не подписывайте! Все автопортреты сдаются учителю, и на следующем занятии мы поотгадываем, чьи изображения перед нами.

Немного подробнее

Межличностная коммуникация заключается в непосредственном контакте с людьми тет-а-тет, то есть лицом к лицу. Межличностной коммуникации характерна психологическая близость собеседников, наличие сопереживания, понимания и сочувствия. Этот вид коммуникаций содержит в себе три взаимосвязанные стороны:

• коммуникативная — заключается в обмене информационных устных сообщений между собеседниками, передаче и приеме чувств и мнений;
• перцептивная — затрагивает процесс понимания и восприятия взаимодействующих сторон, что способствует формированию определенных межличностных отношений;
• интерактивная — состоит в обмене действиями между партнерами по общению (например, просьба — согласие или отказ).

Межличностная коммуникация — это одна из важнейших категорий психологической науки, так как общение играет главную роль при взаимодействии людей. В данном виде коммуникаций существует два вида общения: невербальное и вербальное. Первый вариант имеет свое начало еще с древних времен, а вербальная появилась значительно позже, но является универсальным способом общения на сегодняшний день. Иными словами, межличностная коммуникация — это общение по крайней мере двух лиц, которое направлено на взаимное установление, познание и развитие взаимоотношений, предполагающее взаимовлияние на поведение, настроение, взгляды, состояние участников этого процесса. Также она наиболее свободна от формальных, регламентирующих стиль и форму сообщения рамок, что позволяет сделать ее более доходчивой и доступной. Помимо этого, в процессе личного общения эффект восприятия может быть усилен за счет интонации собеседника, его жестов, тембра голоса, мимики, обаяния, ориентированные исключительно на определенно человека. Стоит отметить, что в межличностной коммуникации открываются большие неограниченные возможности для применения эффекта обратной связи.

Формы

В зависимости от канала передачи, межличностную коммуникацию принято подразделять на устные и письменные. К письменной форме межличностных коммуникаций в общении относится информация в виде отчетов, докладов, приказов и пр., где символом кодирования является письменное слово. Выделяют следующие преимущества данной формы коммуникаций:

• возможность хранения информации;
• наибольшая точность и тщательность при создании сообщения.

К недостаткам можно отнести:

• требуется больше времени на формирование сообщения, в отличии от устной формы коммуникации;
• отсутствует возможность установления обратной связи и обмена информации.

Выбирая форму коммуникаций, следует придерживаться правил:

• устная форма предпочтительней в тех случаях, когда до собеседника необходимо донести персональное, новое, двусмысленное, эмоциональное сообщение (телефонный разговор, личная встреча) ;
• письменная форма наиболее эффективна при передачи рутинного, обезличенного, простого и длинного послания (электронная почта, официальное письмо).

Для эффективности межличностной коммуникации рекомендуется комбинировать обе формы

Например, с помощью телефонного звонка можно предупредить о важной встрече и получить незамедлительный ответ от собеседника, а напоминающее сообщение в письменной форме с указанным временем и датой, гарантирует что получатель не забудет об этом. На сегодняшний день существует масса различных планшетов, мобильных телефонов, факсов, компьютерных сетей, которые стирают границы между письменной и устной формами коммуникаций и делают каждую из них наиболее эффективной

Устная форма заключается в виде диалога, беседы, обсуждений, телефонного разговора, где символом кодирования выступает слово. Помимо устной речи, огромную роль в межличностную коммуникацию вносит невербальное общение: интонация, улыбка, мимика, жесты, выражение лица и прочее. Такая информация способна передать ощущения и мысли наиболее эффективным способом, чем любые слова, подобранные тщательным образом. У устных коммуникаций существуют и недостатки. Как правило, к ним относят следующее:

• сложность в хранении информации из-за того, что такой вид не оставляет заметок, записей и документов;
• возникновение некоторых барьеров межличностных коммуникаций, которые в последующем могут привести к ошибкам и непониманию, обычно к барьерам относят: неумение слушать, стереотипы, разное восприятие и другое.

Рассмотрим их более подробно.

Цели предоставления обратной связи

Вы когда-нибудь задумывались, зачем вы даете обратную связь? Просто так, по инерции? Нет, все намного сложнее. Человек дает другой персоне обратную связь, чтобы скорректировать собственные реакции и линии поведения. В зависимости от вашего ответа оппонент может повести себя разными способами. И вы, пытаясь заранее предугадать его реакцию, можете ему или подыграть или же вывести человека из себя. Часто подобные психологические игры люди проворачивают, даже не задумываясь о сделанном и о сказанном.

Примеры обратной связи такого плана: парень зовет девушку на свидание и, естественно, дама понимает, что молодой человек желает получить положительный ответ. Тем не менее девушка может пококетничать и потянуть резину, не говоря ни да, ни нет. Обратная связь в итоге будет, но она будет слишком расплывчатой. Подобные ситуации могут говорить или о неуверенности человека в своем выборе, или же о своеобразной игре, которую кто-то затеял ради собственного интереса или для получения собственной выгоды.

Виды обратной связи

Обратная связь может выражаться словами, жестами, поступками и даже молчанием.

Главное результат

Рассмотрим основные виды обратной связи:

Невербальная обратная связь – в беседе с деловым человеком необходимо учитывать его мимику и жесты. Поза собеседника, расстояние между вами, обращение с предметами и аксессуарами характеризуют его поведение и настроение.

Словесная обратная связь – чтобы общение было эффективным, необходимо научиться слушать

Обращая внимание на факты и настроение собеседника, мы имеем возможность получить больше информации и проявить свое уважение.

Положительная обратная связь – положительная оценка приносит человеку удовольствие, мотивирует на дальнейшее развитие.

Отрицательная обратная связь – конструктивная критика полезна не меньше, чем похвала. Благодаря ей человек имеет возможность выслушать объективное мнение, на основании которого можно исправить отмеченные недостатки

К примеру: «Во время нашей беседы я заскучал. Но хочу отметить, что все остальные очень внимательно вас слушали».

Может быть и отрицательная

• Ненамеренная обратная связь – возникает в результате поступления неожиданной, искренней и адекватной информации.
• Специальная обратная связь – беседа дополняется конкретными данными, позволяющими увеличить производительность.
• Безоценочная обратная связь – диалог, в котором нет необходимости проводить оценку. Главной задачи подобной беседы является максимальный поток информации с объяснениями и уточнениями.
• Оценочная обратная связь – в процессе беседы человеку необходимо выразить свое мнение относительно обсуждаемого объекта. Уместная как положительная, так и отрицательная оценка.

Умение молчать и говорить

Многие психологи советуют людям для достижения максимального эффекта от коммуникации уметь слушать своего собеседника. В таком случае появляется конструктивная обратная связь. Чем меньше замечаний мы говорим человеку, который в данный момент что-то рассказывает, тем более правильно он может изложить свои мысли и донести до нас нужную информацию.

Рекомендуем: Душа человека — что это?

В этом случае уместно минимальное участие в беседе – например, такие слова, как «Я вас понимаю», «Интересно», «Действительно?» и т. п. Положительной и отрицательной обратной связью могут в таком разговоре выступать и невербальные средства, жесты – например, одобрительное или отрицательное качание головой.

Стоит оговориться, что иногда в процессе общения людей полезно использовать техники активного слушания. Прямая и обратная связь с говорящим в таком случае основывается на использовании слушающим словесной формы для более качественного понимания сообщения. Есть несколько методов активной обратной связи:

• Выяснение – это техника, которая позволяет узнать у человека какую-либо дополнительную информацию, причем обязательно без оценивания сказанного. Другими словами – мы пытаемся разговорить человека и продемонстрировать ему, что заинтересованы в беседе.
• Перефразирование – заключается в том, что мы другими словами пересказываем собеседнику суть разговора и спрашиваем, правильно ли его поняли. Для чего это нужно? Чтобы лучше осознать то, что было сказано. Да и вообще, нужна обратная связь именно для того, чтобы люди общались между собой конструктивно и качественно.
• Резюмирование – это своего рода подведение итогов беседы, формулировка основных мыслей и идей говорящего. Оно выполняет функции приведения разговора к единому смысловому пространству. Обычные фразы для резюмирования: «Правильно ли я понял, что…», «Ваша основная идея заключается в том, что…» и т.п.

Хвалим, критикуем, корректируем

Умение общаться с подчиненными и давать  обратную связь уже традиционно относят  к основным навыкам профессионального менеджера.  Любой руководитель должен быть способен в нужный момент поговорить с сотрудником. И вроде бы, чего уж проще — вызвал и поговорил.  Конкретно и по делу. Похвалил. Покритиковал. Поставил задачи. Нет проблем!

“Он вызвал меня и сказал, что мне начислена премия. И передал письмо, в котором говорилось о том, что премия за  отличное выполнение проекта. Деньги были  очень кстати, но мне хотелось услышать слова благодарности от моего начальника”.

“У нас каждое утро начинается с крика.  Распахивается дверь, и начальник из своего кабинета начинает по очереди всем устраивать “разнос”. Раньше  переживали, а теперь привыкли.  На работу это никак не влияет. Он отведет душу,  и мы дальше работаем”.

“Она вообще не интересуется, как у меня  идёт работа. Даёт задания,  в основном по электронной почте.  Я выполняю.  Такое ощущение, что работаю в другом городе, хотя ее кабинет в десяти метрах от моего стола”.

Типичные ошибки в вопросе выдачи обратной связи и как их избежать

Любой из пунктов выдачи обратной связи, если его нарушить, скорее всего, приведет к ошибке. Например, если вы не даете высказаться собеседнику, он не сможет оправдаться. И будет злиться на это. Если переходите на личности – то вместо того, чтобы думать о том, что необходимо улучшить в следующий раз, человек будет думать только о том, как вам отомстить. И т.д.

Вот несколько ошибок, которых следует избегать:

1. Неконкретность. «Ты опять сделал все плохо!» Будьте максимально конкретными. Необходимо учитывать обстоятельства. Например, сотрудник заменял другого специалиста во время летнего отдыха, это не его должностные обязанности, поэтому он не владеет какими-то нюансами. Или сотрудник в принципе не подходит на данную должность, тогда это ваша проблема, что вы его туда подобрали.

2. Уравнивание способностей. У людей разный базовый уровень образования, разные способности, таланты, умения и навыки. То, что одному легко, другому может быть сложно. Одному и так понятно, для другого – тайна за семью печатями. Если вы вынуждены мириться с тем, что по каким-то причинам сотрудник не дотягивает по своим возможностям до той должности, которую занимает, подумайте, что и как можно исправить. Так, вы вряд ли можете обучить русскому языку того, кого в школе и институте не смогли этому обучить. Но попросить нажать на кнопку проверки орфографии в текстовом редакторе перед тем, как передавать документ или письмо дальше, вы можете.

3. Излишняя эмоциональность. Если сотрудник вызвал серьезные неприятности, не понял того, что вы ему 10 раз подряд разными способами пытались объяснить, – это, безусловно, огорчает, но не является поводом, чтобы на него кричать. Вряд ли ваши эмоции помогут сотруднику понять свои ошибки и исправят ситуацию в будущем. Поэтому научитесь полезному навыку держать себя в руках.

4. Сравнение с другими. «А вот Раиса…». Если бы вы могли поручить это дело Раисе – так и поручили бы! Если же вы сами дали задание сотруднику, который с трудом с ним справляется, – это был ваш выбор. Не надо манипулировать людьми без лишней необходимости. Кроме обид это мало что даст.

5. Отсутствие обратной связи. Если вы думаете, что человек, совершивший ошибку, сам поймет это, да еще и захочет исправить – это не всегда так. Да, действительно, с некоторыми людьми такой подход сработает, но для большинства он неприемлем. Хотите научить сотрудника хорошо справляться с определенной категорией заданий? Тогда вам придется давать ему обратную связь. Поверьте, вероятность успеха существенно повысится, когда вы сделаете это правильно.

6. Мелочные придирки. Если вы будто под микроскопом рассматриваете работу сотрудника, выискивая малейшие недочеты и не обращая внимания на то, что было сделано хорошо – вряд ли такой подход будет мотивировать к успешной работе. Недочеты есть всегда. Ваша задача – определить минимально приемлемый уровень качества и совместно с сотрудником его добиться. Не стоит страдать перфекционизмом и любую задачу стремиться выполнить «как можно лучше». Это обычно приводит к излишней потере времени и сил.

7. Шпионаж. Современные системы позволяют очень много – например, наблюдать в режиме реального времени за тем, что сотрудник делает в течение рабочего дня, следить за его перемещениями внутри офиса, перехватывать нажатия клавиш на клавиатуре и т.д. Если нет производственной необходимости, не используйте подобные средства. Они демонстрируют сотруднику, что вы его не уважаете и не доверяете. Вряд ли это улучшит его отношение к вам.

8. Демотивация. Когда вы даете обратную связь, помните о цели своей беседы. Если от этого разговора у человека останется только обида и гнев, то вряд ли он будет долго и хорошо работать в этой компании. Избегайте того, что может демотивировать сотрудника. Однако не забывайте и о том, что иногда некоторая степень неудовольствия допустима, иначе сотрудник не поймет, что ошибается, и не захочет исправлять свои ошибки.

9. Пустопорожний треп. Не говорите лишнего. Принимать обратную связь обычно болезненно для большинства людей. Чем короче будет такая беседа (в рамках разумного) – тем лучше.

10. Отсутствие подстройки к будущему. Любая подобная беседа должна заканчиваться тем, что сотрудник согласился с предложенными рекомендациями и вы договорились, что будет сделано дальше. Негативная обратная связь нужна не для того, чтобы обидеть или причинить боль подчиненному, а для того, чтобы он мог расти и развиваться. Поэтому, если он осознает, что надо делать и как, и захочет это делать – значит, вы добились поставленной цели.

Дисбаланс коммуникации

Эту проблему часто не воспринимают всерьёз, пока не столкнутся с ней на практике

Ведь если общения недостаточно, то сотрудники чувствуют себя обделёнными вниманием и начинают его привлекать всеми способами. И даже более того, сотрудники могут начать строить теории, чем вызвали вашу немилость

Другая крайность дисбаланса — когда руководитель общается с подчинёнными слишком много. В какой-то момент сотрудники начинают от этого уставать, раздражаться и конфликтовать с руководителем.

Представьте себе два отдела в крупной компании.

В первом отделе руководитель общается с сотрудниками только в случаях крайней необходимости: скидывает задания в рабочий чат и вызывает подчинённых на разговор, если те неправильного их выполнили. Всё остальное время он проводит у себя в кабинете и на совещаниях с другими отделами.

Руководитель второго отдела, наоборот, активно общается с сотрудниками. Он ежедневно проводит огромное количество встреч и совещаний. А уж как он любит контролировать или предоставлять всем обратную связь по поводу и без. Или может внезапно зайти в кабинет и начать раздавать указания. Сотрудники отдела стараются без надобности не попадаться ему на глаза и втайне завидуют своим коллегами из первого отдела.

Виды обратной связи

Они определяются целью, характером взаимодействия. Само понятие обратной связи подразумевает, что она может быть как вербальной, так и невербальной. Существуют два основных ее вида:

1. Оценочная. Этот вид предполагает выражение мнения собеседников о предмете общения, своего отношения к нему. Такой вид общения предусматривает выражение своей оценки с помощью речевых оборотов, указывающих на то, что это личное мнение его участника. Оценка может быть как положительной, так и отрицательной. Примером такого вида взаимодействия является обратная связь на сайте, в рамках которой посетители выражают свое мнение о качестве контента в комментариях, через специальные формы и так далее.
2. Безоценочная. Это характер общения, при котором его участники не выражают своего мнения, отношения к предмету коммуникации. Он используется, когда собеседники имеют целью больше узнать друг о друге, получить информацию и тому подобное. В общении могут применяться такие приемы, как эмпатия, пояснения, перефразирования, уточнения. Примером такого вида коммуникации может быть разговор потенциального абонента с консультантом оператора мобильной связи.

Отрицательная обратная связь

Под этим явлением понимается обратная подача информации, действия, поведения, явления как реакция на принимаемую информацию, поведение, действие, явление. Мы часто сталкиваемся с ней в общении, в повседневной жизни. В межличностном общении она направлена на коррекцию поведения собеседника. Обратная отрицательная связь в общении сопоставима с неодобрением действий или слов, например, если после сказанного собеседник нахмурил брови, то связь будет иметь отрицательное значение.

Положительная обратная связь

Ее еще называют усиливающей. В общении она направлена на поддержку участника общения, одобрение. Например, человек рассказывает, что смог реализовать намеченные планы и достиг определенного успеха, и в ответ слышит, какой он молодец. Это яркий пример положительной обратной связи. В некоторых ситуациях она может приобретать немного другое значение и уже восприниматься, как подхалимство.

Типы

Отклик может носить различный характер. Чтобы знать наверняка, нужно понимать некоторые психологические особенности. Необходимо определиться с типами взаимодействия. При правильном подходе человек сможет изменить отношение к собеседнику, направить разговор в нужное русло. Главное при этом – не терять присутствие духа и сохранять внутреннее равновесие.

Конструктивная

Взаимодействие, предполагающее, что общение приносит пользу обоим участникам. Оппоненты выступают по отношению друг к другу интересными лицами, которым есть, чем поделиться. Конструктивное взаимодействие предполагает равнозначный обмен. Оба участника тратят энергию в равной степени и получают ее взамен от собеседника. Такое происходит, когда люди обмениваются полезным опытом, ищут точки соприкосновения друг с другом.

Пути решения насущных проблем как будто находятся сами собой. Подтверждение тому – продолжительный период сотрудничества или искренняя дружба, пронесенная сквозь годы. Отмечается готовность отдавать, не ждать взамен чего-то ценного, а просто присутствует живое реагирование на все происходящее.

Положительная

Такое влияние, которое делает личность счастливой. Каждый человек испытывает потребность в том, чтобы делиться с кем-то собственной радостью, осознавать сопричастность к жизни другого. Иногда люди настолько переполняются энергией радости, что ее становится невозможно держать в себе. Им становится мало собственного ресурса. Хочется испытывать вдохновение, обнаруживать, что имеешь отношение к важным событиям общества и человечества.

Некоторые люди постепенно приходят к выводу, что могут украсить суровые будни тех, кто находится рядом с ними. Это происходит невольно, из переполненности собственным счастьем. Положительное влияние ощущается по следующим критериям:

1. Постоянное чувство насыщенности жизнью. При общении собеседник испытывает радость, чувство легкости и нереального блаженства. Возникает ощущение, что можно свернуть горы, сделаться частью общественной жизни. Хочется немедленно начать искать новые пути повседневных проблем.
2. Расширение границ и возможностей. Речь идет об осознании собственных стремлений. Прежние победы начинают представляться значительными, имеющими неоспоримый вес в обществе. Неожиданно появляются преданные друзья и надежные соратники. В некоторых случаях личность спешит получить дополнительное образование, состояться в параллельной профессии. В голову приходят решения прежних проблем. Если что-то помогает почувствовать себя компетентным исполнителем, к данному состоянию надо стремиться.